Приложение к Постановлению от 16.05.2005 г № 354 Положение
Положение о порядке регистрации договоров 1. общие положения
1.1.Настоящее Положение определяет общие правила организации регистрации договоров, заключенных исполнительными органами местного самоуправления города Мончегорска, в том числе порядок взаимодействия должностных лиц (специалистов), осуществляющих подготовку и регистрацию договоров.
1.2.Положение устанавливает порядок предоставления на регистрацию договоров, общие требования к оформлению, регистрации, учету, обеспечению их сохранности, структурированию и хранению.
1.3.Положение разработано в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем создания структурированного массива заключенных договоров, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.
1.4.Положение распространяется на все исполнительные органы местного самоуправления, муниципальные предприятия и учреждения муниципального образования город Мончегорск.
1.5.Регистрацию договоров, заключенных исполнительными органами местного самоуправления муниципального образования город Мончегорск, осуществляет юридическое управление администрации г. Мончегорска (далее - юридическое управление).
1.6.Регистрации подлежат все договоры гражданско-правового характера, заключенные исполнительными органами местного самоуправления, за исключением договоров аренды муниципального имущества, где арендодателем выступает исполнительный орган местного самоуправления - комитет по управлению муниципальным имуществом города Мончегорска, и договоров аренды земельных участков, заключенных комитетом по управлению земельными ресурсами администрации г. Мончегорска.
Подлежат регистрации также дополнительные соглашения к ранее заключенным и зарегистрированным договорам.
1.7.Зарегистрированные договоры, заключенные исполнительными органами местного самоуправления, подлежат хранению в юридическом управлении.
2.Порядок предоставления договоров на регистрацию
и требования к их оформлению
2.1.На регистрацию в юридическое управление представляются оригиналы договоров, прошедших согласование всех лиц, интересы которых ими затронуты (согласно Положению "О порядке согласования договоров"), и подписанных контрагентами.
2.2.Договоры на регистрацию представляют лица, ответственные за подготовку договоров, указанные в листе согласования, либо должностные лица (специалисты) исполнительных органов местного самоуправления, являющихся контрагентами по представленным договорам.
2.3.В случае если договоры от имени исполнительного органа местного самоуправления подписаны лицом, имеющим на это доверенность, то с договорами должна представляться ксерокопия доверенности.
2.4.Если договор имеет приложения, указанные как неотъемлемые его части, то к договору должны прилагаться указанные в нем приложения.
2.5.Если при подписании договора велась деловая переписка (служебные письма, разногласия и т.п.), то вместе с договором должны представляться указанные документы.
2.6.Представленные на регистрацию договоры должны соответствовать требованиям действующего законодательства и иметь все реквизиты.
2.7.Если договор требует постановки на баланс или снятия имущества с баланса администрации города Мончегорска, зачисления денежных средств или оплаты через управление бухгалтерского учета администрации города Мончегорска, то вместе с договором на регистрацию представляется его ксерокопия.
2.8.Если договор составлен более чем на одном листе (включая приложения), то лицом, ответственным за подготовку, он пронумеровывается, прошнуровывается, скрепляется печатью и только после этого представляется на регистрацию.
2.9.Договор, прошедший согласование, представляется с листом согласования.
3.Регистрация, учет, обеспечение сохранности,
структурирование и хранение договоров
3.1.Договоры, представленные с нарушением правил, установленных разделом 2 настоящего Положения, на регистрацию не принимаются и возвращаются в исполнительный орган местного самоуправления, муниципальное предприятие или учреждение лицу, ответственному за подготовку договора, для устранения недостатков.
3.2.После проверки представленных на регистрацию договоров на соответствие требованиям раздела 2 настоящего Положения специалист юридического управления, ответственный за регистрацию договоров, присваивает им номер и осуществляет запись в журнале регистрации договоров, которая содержит следующие реквизиты: дата регистрации договора, порядковый номер договора, полное или сокращенное наименование контрагентов, предмет договора, сумма, на которую заключен договор, срок действия договора, кем подписан договор, дата передачи договора исполнителю, отметка о наличии дополнительного соглашения по договору, протокола разногласий и других приложений.
3.2.1.Штамп регистрации договора ставится на первой странице подлинного экземпляра договора. Штамп регистрации договора содержит: дату регистрации, регистрационный номер, фамилию и подпись специалиста, осуществившего регистрацию договора.
3.2.2.Регистрационный номер договора формируется следующим образом:
Д N 0000 -ХХ -ГГ, где:
Д - договор зарегистрирован в юридическом управлении;
0000 - порядковый номер договора согласно регистрационному номеру, указывается арабскими цифрами, например: 0001, 0011 и т.д.;
ХХ или ХХХ - номер кода подразделения-исполнителя, указывается арабскими цифрами через дефис после порядкового номера договора, например: -01, -018 и т.д. Номер кода подразделения-исполнителя должен соответствовать условному обозначению (индексу), утвержденному распоряжением Главы муниципального образования от 20.02.2001 N 92-Р;
Г - последние две цифры текущего года регистрации договора, указывается арабскими цифрами через дефис после кода подразделения-исполнителя, например: -01 (2001), -11 (2011).
3.2.3.После регистрации один экземпляр договора изымается для хранения в структурированном массиве заключенных договоров в юридическом управлении, остальные экземпляры передаются контрагентам.
3.2.4.Передача и рассылка договоров осуществляется управлением секретариата и юридическим управлением администрации г. Мончегорска.
3.2.5.В случае необходимости, по письменному запросу хранящиеся договоры могут быть выданы заинтересованным лицам только с разрешения заместителей Главы муниципального образования либо руководителя юридического управления.
3.2.6.О выдаче договора в журнале регистрации делается отметка о дате выдачи, в чем расписывается лицо, его получившее.
3.2.7.Выданный договор подлежит возврату. О возврате делается отметка в журнале регистрации договоров.
3.3.Юридическое управление ведет регистрацию и учет ксерокопий договоров, передаваемых в управление бухгалтерского учета администрации г. Мончегорска, которые представляются вместе с оригиналами договоров.
3.3.1.На ксерокопии договоров ставится специальный штамп регистрации копий договоров, который содержит следующие реквизиты:
- номер копии;
- номер договора (в соответствии с регистрационным номером оригинала);
- дата выдачи.
3.3.2.Ксерокопии зарегистрированных договоров подлежат передаче в управление бухгалтерского учета администрации города Мончегорска и выдаются соответствующему специалисту под роспись в специальном бланке передачи с указанием даты получения.
3.3.3.Бланки передачи ксерокопий договоров хранятся в специальной папке-файле в юридическом управлении.
3.3.4.В случае необходимости на регистрацию могут быть представлены несколько ксерокопий договоров.
3.4.При предоставлении на регистрацию дополнительных соглашений на листе согласования либо на самом документе указывается номер и дата регистрации юридическим управлением основного договора.
3.4.1.Дополнительному соглашению присваивается номер основного договора, на оттиске штампа регистрации дополнительно делается пометка ДС (дополнительное соглашение).
3.4.2.В журнале регистрации договоров, напротив записи о регистрации основного договора, в последней графе, делается отметка о регистрации и дате подписания дополнительного соглашения.
3.4.3.Зарегистрированное дополнительное соглашение хранится вместе с основным договором.
3.4.4.В остальном порядок предоставления на регистрацию, регистрация, учет, передача и хранение дополнительных соглашений осуществляется в том же порядке, что и основные договоры.
3.5.Вся деловая переписка как к договорам, так и к дополнительным соглашениям хранится вместе с указанными документами.
3.6.Хранение зарегистрированных договоров осуществляется в папках-файлах в порядке регистрации согласно регистрационным номерам.
3.6.1.Срок хранения зарегистрированных договоров определяется в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
3.6.2.По истечении срока хранения, если обязательства по договору сторонами исполнены в полном объеме, договоры подлежат уничтожению.
4.Заключительные положения
4.1.Время регистрации представленных договоров составляет не более пяти дней.
4.2.В исключительных случаях, по указанию заместителя Главы муниципального образования либо руководителя юридического управления, регистрация договоров может быть осуществлена незамедлительно.
4.3.При подготовке отчета работы юридического управления за текущий год специалист, отвечающий за регистрацию договоров, готовит справку о количестве зарегистрированных договоров в текущем году и представляет ее руководителю юридического управления.
Заместитель Главы
муниципального образования,
управляющий делами
В.ШОКУР