Постановление Администрации Кольского района от 16.08.2002 № 472
Об утверждении Положения "Об архивном отделе"
Администрация муниципального образования "Кольский район" Мурманской области П О С Т А Н О В Л Е Н И Е от 16.08.2002 г.Кола N 472 Утратил силу - Постановление Администрации Кольского района от 23.05.2006 г. N 279 Об утверждении Положения "Об архивном отделе" В соответствии с Уставом муниципального образования "Кольскийрайон" Мурманской области и решения Совета депутатов муниципальногообразования "Кольский район" от 18.04.2002 N 6/5, п о с т а н о в л я ю: Утвердить Положение "Об архивном отделе" администрациимуниципального образования "Кольский район" Мурманской области(приложение N 1). И. о. главы администрации муниципального образования "Кольский район" Т.Б. Мартынова Приложение N 1 к постановлению администрации муниципального образования Кольский район от 16.08.2002 N 472 Положение об архивном отделе администрации муниципального образования Кольский район 1. Общие положения 1.1. Архивный отдел администрации муниципального образованияКольский район (в дальнейшем - Отдел) является самостоятельнымструктурным подразделением администрации муниципального образованияКольский район без права юридического лица, созданным для выполненияфункции органа местного самоуправления в области архивного дела иобеспечения деятельности исполнительных органов власти муниципальногообразования Кольский район, действующих в соответствии с Уставоммуниципального образования Кольский район, а также обслуживанияорганов местного самоуправления муниципального образования Кольскийрайон, учреждений, организаций и предприятий и граждан муниципальногообразования Кольский район. В соответствии с законодательными и иными правовыми актамиМурманской области Отдел входит в систему управления архивным деломМурманской области, взаимодействует с архивным управлениемадминистрации Мурманской области по организационно-методическимвопросам и на основании законом Мурманской области, определяющихпередачу государственных полномочий, осуществляет отдельные полномочияв деле обеспечения сохранности, комплектования и использованиядокументов Архивного Фонда Мурманской области. 1.2. Отдел руководствуется в своей деятельности КонституциейРоссийской Федерации, основами законодательства Российской Федерацииоб Архивном Фонде Российской Федерации и архивах, Положением обАрхивном Фонде Российской Федерации, Законом Мурманской области обАрхивном Фонде Мурманской области и архивах, Уставом муниципальногообразования Кольский район, постановлениями, решениями ираспоряжениями Совета депутатов и администрации муниципальногообразования Кольский район, приказами и Инструкциями Федеральнойархивной службы России (в дальнейшем - Росархив), архивного управленияадминистрации Мурманской области и настоящим Положением. На основании соглашения между архивным управлением администрацииМурманской области и администрацией муниципального образованияКольский район Отдел осуществляет отдельные государственные полномочияв области хранения, комплектования и использования документовАрхивного Фонда Мурманской области, а также контроля за состояниемведомственного хранения документов. 1.3. Положение об Отделе утверждается постановлением главымуниципального образования Кольский район по согласованию с архивнымУправлением администрации Мурманской области. 1.4. Отдел содержится согласно сметы расходов администрациимуниципального образования Кольский район. Штатная численность Отделаустанавливается штатным расписанием администрации муниципальногообразования Кольский район. 1.5. Отдел пользуется печатью администрации района вустановленном порядке, в том числе для заверения архивных справок,копий и выписок из документов. 1.6. Отдел имеет угловой штамп и бланки с указанием своегонаименования и изображения герба Российской Федерации. 1.7. Отдел осуществляет руководство архивным делом, несетответственность за состояние, развитие и совершенствование архивногодела в муниципальном образовании Кольский район. Отдел хранит,организует учет, комплектование и использование документов Архивногофонда муниципального образования Кольский район, отражающих историюКольского района. 1.8. Отдел хранит на основании законов Мурманской областидокументы Архивного Фонда Мурманской области временно до передачи ихна постоянное хранение в Государственный архив Мурманской области.Сроки временного хранения документов в Отделе, порядок и условияпоследующей их передачи на постоянное хранение, а также использованияопределяются между архивным управлением администрации Мурманскойобласти и администрацией Кольского района. 1.9. Указания Отдела по вопросам архивного дела обязательны дляпредприятий, организаций и учреждений, являющихся субъектамимуниципальной собственности муниципального образования Кольский район,а при наличии законов Мурманской области по передаче полномочий,договоров и соглашений с архивным управлением Мурманской области,указания Отдела обязательны и для субъектов, определенныевышеуказанными нормативными документами. 2. Состав документов 2.1. Отдел хранит: 2.1.1. Документы учреждений, организаций и предприятий,отнесенных к муниципальной собственности муниципального образованияКольский район, документы государственной части Архивного фондаМурманской области при наличии законов Мурманской области, договоров исоглашений с архивным управлением администрации Мурманской области, атакже документы других муниципальных образований, находящихся натерритории муниципального образования Кольский район при наличиидоговоров и соглашений; 2.1.2. Документы юридических и физических лиц, в том числедокументы личного происхождения, семейные архивы, документальныеколлекции, воспоминания лиц, деятельность которых связана с историейКольского района, поступившие на законном основании в муниципальнуюсобственность, в том числе из-за рубежа; 2.1.3. Фотодокументы, отображающие прошлое и настоящее Кольскогорайона; 2.1.4. Документы по личному составу ликвидированных муниципальныхучреждений, организаций и предприятий, не имеющих правопреемника; 2.1.5. Печатные, иллюстрированные и другие материалы, дополняющиефонды Отдела. 2.2. Отдел хранит также учетные документы, архивные справочники идругие материалы, необходимые ему в практической работе. 2.3. Документы негосударственной части Архивного фонда Мурманскойобласти поступают на хранение в Отдел на основе договоров, заключенныхмежду собственниками документов и Отделом, действующим от имениадминистрации муниципального образования Кольский район. 3. Основные задачи Основными задачами Отдела являются: 3.1. Обеспечение сохранности и государственный учет документовАрхивного фонда Мурманской области, хранящихся в Отделе; 3.2. Комплектование Отдела документами Архивного фонда Мурманскойобласти, отражающими материальную и духовную жизнь населения, имеющимиисторическое, научное, социальное, экономическое, политическое иликультурное значение. 3.3. Информационное обеспечение органов местного самоуправления,удовлетворение прав граждан на архивную информацию, организацияиспользования документов; 3.4. Организационно-методическое руководство деятельностьюведомственных архивов и организацией документов в делопроизводствепредставительных органов, органов местного самоуправлениямуниципального образования Кольский район, других муниципальныхучреждений района; содействие организациям других форм собственности всохранении, комплектовании и исполнении их архивов; 3.5. Контроль за соблюдением муниципальными учреждениями Основзаконодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах, закона Мурманскойобласти об Архивном фонде Мурманской области и архивах, иных правовыхактов органов местного самоуправления в области архивного дела, атакже на основании соглашения между архивным отделом администрацииМурманской области и администрацией муниципального образованияКольский район за соблюдением действующего законодательства другимиучреждениями - источниками комплектования Архивного фонда Мурманскойобласти, расположенными на территории муниципального образованияКольский район. 4. Функции Отдел в соответствии с возложенными на него задачами: 4.1. Осуществляет хранение и государственный учет документов ипредставляет в архивное управление администрации Мурманской области поустановленным формам сведения о хранящихся в Отделе фондах; принимаетмеры по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечениюих физической сохранности; 4.2. Разрабатывает и по согласованию с архивным управлениемадминистрации Мурманской области представляет на утверждениеадминистрации муниципального образования Кольский район спискиучреждений и организаций, документы которых подлежат передаче в Отдел,ведет систематическую работу по уточнению этих списков; организуетотбор и осуществляет прием документов на хранение; 4.3. Проводит в установленном порядке экспертизу ценностидокументов, хранящихся в Отделе; 4.4. Создает и совершенствует научно-справочный аппарат кдокументам Отдела с целью оперативного использования содержащейся вних информации; 4.5. Информирует органы местного самоуправления, иные учреждениярайона о составе и содержании документов Отдела по актуальнойтематике, исполняет их запросы на документную информацию; 4.6. Использует документы в социально-экономических икультурно-просветительных целях на выставках, радио и телевидении, впериодической печати; в установленном порядке представляет документыОтдела органам местного самоуправления, учреждениям и гражданам сцелью их научного и практического использования; исполняетсоциально-правовые запросы граждан, выдает архивные справки, копии,выписки из документов; 4.7. Осуществляет организационно-методическое руководство иконтроль за работой ведомственных архивов, в том числе по личномусоставу, и организацией документов в делопроизводстве учреждений -источников комплектования, а также на основании соглашения междуархивным управлением администрации Мурманской области и администрациеймуниципального образования Кольский район - за работой другихведомственных архивов и организацией документов в делопроизводствеучреждений, организаций и предприятий, находящихся на территориирайона; ведет в установленном порядке государственный учет документовАрхивного фонда Мурманской области, хранящихся в учреждениях -источниках комплектования и других государственных учреждениях,находящихся на территории муниципального образования Кольский район; 4.8. Информирует администрацию муниципального образованияКольский район, архивное управление администрации Мурманской области офактах утраты, порчи, незаконного уничтожения документов вучреждениях, других нарушениях закона Мурманской области об Архивномфонде Мурманской области и архивах; 4.9. Проводит, в том числе на договорной основе, мероприятия поулучшению работы архивов, учреждений и организаций, а такжеорганизации документов в делопроизводстве, внедрению государственнойсистемы делопроизводства и унифицированных систем документации;повышению квалификации работников архивов и делопроизводства; 4.10. Рассматривает и согласовывает положения о ведомственныхархивах, экспертных комиссиях, номенклатуры дел учреждений -источников комплектования; 4.11. Рассматривает и представляет на утверждение ЭПМК архивногоуправления администрации Мурманской области поступившие от учрежденийописи дел постоянного хранения, а также описи фотодокументов;рассматривает и согласовывает описи дел по личному составу учреждений,документы которых подлежат приему в Отдел. 4.12. Изучает и обобщает практику работы ведомственных архивов иорганизации документов в делопроизводстве учреждений, организаций ипредприятий, распространяет их положительный опыт; проводит совещания,семинары, консультации по вопросам организации и методики работыведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве, атакже деятельности экспертных комиссий; 4.13. Подготавливает и передает документы и описи к ним напостоянное хранение в Государственный архив Мурманской области наусловиях соглашения между архивным управлением администрацииМурманской области и администрацией Кольского района; 4.14. Рассматривает заявления, предложения и жалобы, проводитприем граждан по вопросам, относящихся к компетенции Отдела; 4.15. Внедряет в практику работы Отдела нормативно-методическиедокументы по архивному делу и делопроизводству, прогрессивные методытруда, автоматизированные технологии обработки и поиска документнойинформации, передовой опыт работы. 5. Права Отделу предоставляется право: 5.1. Представлять администрацию муниципального образованияКольский район по всем вопросам, входящим в компетенцию Отдела; 5.2. Получить от учреждений - источников комплектования,независимо от их ведомственной подчиненности, необходимые сведения оработе и состоянии ведомственных архивов и организации документов вделопроизводстве; 5.3. Проверять выполнение учреждениями, независимо от ихведомственной подчиненности, требований законодательства РоссийскойФедерации, законодательных и иных правовых актов Мурманской области;органов местного самоуправления муниципального образования Кольскийрайон в области архивного дела и организации документов вделопроизводстве; 5.4. Давать в пределах своей компетенции учреждениям,организациям и предприятиям обязательные для исполнения указания поустранению выявленных недостатков в работе ведомственных архивов иорганизации документов в делопроизводстве; 5.5. Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках идругих мероприятиях, проводимых администрацией района, ее структурнымиподразделениями, по вопросам работы ведомственных архивов иорганизации документов в делопроизводстве; участвовать в работеэкспертных комиссий учреждений, организаций и предприятий; 5.6. Иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссийучреждения, организации и предприятия для участия в решении вопросовсохранности документов Архивного фонда Мурманской области; 5.7. Вносить на рассмотрение администрации района предложения поразвитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности,комплектования и использования документов, хранящихся в Отделе;совершенствованию работы ведомственных архивов и организациидокументов в делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий;участвовать в подготовке и рассмотрении вопросов архивного дела иделопроизводства; 5.8. Готовить проекты договоров с учреждениями, организациями ипредприятиями, а также гражданами на оказание платных услуг. 6. Организация работы 6.1. Отдел возглавляет начальник, являющийся муниципальнымслужащим, исполняющим обязанности на постоянной профессиональнойоснове в сфере архивного дела. 6.2. Начальник Отделом назначается и освобождается от должностиглавой муниципального образования Кольский район по представлениюУправляющего делами муниципального образования Кольский район и посогласованию с архивным управлением администрации Мурманской области. 6.3. Начальник Отдела: 6.3.1. Организует деятельность Отдела и несет персональнуюответственность за выполнение возложенных на Отдел задач; 6.3.2. Отчитывается о работе Отдела и состоянии архивного дела врайоне перед администрацией района и архивным управлениемадминистрации Мурманской области. 6.4. Деятельность Отдела организуется в соответствии с правиламии инструкциями, действующими с системе Росархива, на основе годовогоплана работы, утвержденного администрацией района по согласованию сархивным управлением администрации Мурманской области. 6.5. Отдел осуществляет свою работу по взаимодействию с органамиместного самоуправления муниципального образования Кольский район,учреждениями и организациями, общественными организациями. 6.6. Обеспечение Отдела помещениями, отвечающими требованиямпостоянного хранения документов, его содержание, техническоеоснащение, оборудование, охрана, транспортное обслуживание, созданиедругих, необходимых для работы условий, осуществляется администрациеймуниципального образования Кольский район за счет сметы расходов насодержание администрации. 6.7. При смене начальника Отдела прием-передача дел и материаловпроизводится специально созданной комиссией администрациимуниципального образования Кольский район, в состав которой входят посогласованию представители архивного управления администрацииМурманской области. Акт приема-передачи утверждается главоймуниципального образования Кольский район и представляется в архивноеуправление администрации Мурманской области. 6.8. Ликвидация и реорганизация Отдела осуществляетсяадминистрацией муниципального образования Кольский район посогласованию с архивным управлением администрации Мурманской области. Архивные фонды и архивные документы, сосредоточенные в хранилищахликвидируемого или реорганизуемого Отдела, передаются егоправопреемнику. При отсутствии правопреемника архивные фонды иархивные документы передаются на постоянное хранение в Государственныйархив Мурманской области. 7. Квалификационные требования по замещению штатных должностей На должность начальника архивного отдела назначается специалист,имеющий высшее историко-архивное образование со стажем работы вархивных учреждениях не менее 5 лет, со знанием ПК и современногопрограммного обеспечения в области архивного дела. На должность ведущего специалиста архивного отдела назначаетсяспециалист, имеющий высшее специальное или историческое образование состажем работы в архивных учреждениях не менее 5 лет, со знанием ПК исовременного программного обеспечения в области архивного дела. На должность специалиста 1 категории архивного отдела назначаетсяспециалист, имеющий высшее общее или средне-специальное экономическоеобразование со стажем работы до 3 лет, со знанием ПК и современногопрограммного обеспечения в области архивного дела Начальник архивного отдела МО "Кольский район" В.А. Новиков