Приложение к Постановлению от 03.05.2012 г № 523 Состав
Положение о постоянно действующей центральной экспертной комиссии кольского района
1.Общие положения
1.1.Центральная экспертная комиссия (далее - ЦЭК) создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на хранение в Муниципальное казенное учреждение "Кольский архив" Кольского района (далее - МКУ "Кольский архив") документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, находящихся на хранении в структурных подразделениях администрации Кольского района, организациях - источниках комплектования МКУ "Кольский архив", а также предприятий всех форм собственности, осуществлявших деятельность на территории Кольского района, при их ликвидации или реорганизации.
1.2.В своей работе ЦЭК руководствуется законодательством Российской Федерации и Мурманской области об архивном деле, Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19; Основными правилами работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Федерального архивного агентства (далее - Росархив) от 06.02.2002; нормативно-методическими документами Росархива; настоящим Положением.
1.3.ЦЭК является постоянно действующим совещательным органом при администрации Кольского района. Решения ЦЭК вступают в силу после подписания протокола заседания председателем и секретарем ЦЭК. В случаях, предусмотренных пунктом 2.8 настоящего Положения, решения ЦЭК вступают в силу после их согласования или утверждения экспертно-проверочной комиссий уполномоченного органа исполнительной власти Мурманской области в сфере архивного дела (далее - ЭПК).
1.4.В состав ЦЭК входят: председатель, секретарь и члены комиссии из числа специалистов администрации Кольского района (далее - Администрация) и МКУ "Кольский архив".
Председателем ЦЭК является управляющий делами администрации. Заместитель председателя - директор МКУ "Кольский архив". Секретарь ЦЭК назначается из числа наиболее квалифицированных работников МКУ "Кольский архив".
1.5.В качестве экспертов к работе ЦЭК могут привлекаться специалисты научных, общественных и других сторонних организаций.
2.Функции
2.1.Разрабатывает предложения по оптимизации состава документов Архивного фонда Мурманской области, образующихся в процессе деятельности организаций Кольского района.
2.2.Рассматривает предложения и в установленном порядке представляет на ЭПК свои решения об изменении или уточнении сроков хранения документов, предусмотренных действующими перечнями и другими нормативно-методическими пособиями, а также решений об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями и другими нормативно-методическими пособиями.
2.3.Осуществляет методическое руководство работой экспертных комиссий (далее - ЭК) организаций.
2.4.Организует и проводит совместно с Управлением делами администрации работу по ежегодному отбору документов администрации для дальнейшего их хранения и к уничтожению, рассматривает сводную номенклатуру дел администрации, описи дел постоянного хранения и по личному составу, научно-справочный аппарат к описям.
2.5.Рассматривает предложения и выносит рекомендации по методическим и практическим вопросам экспертизы ценности документов, особое внимание ЦЭК уделяет экспертизе ценности документов с отметкой "ЭПК".
2.6.Оптимизирует и расширяет состав источников комплектования МКУ "Кольский архив".
2.7.Рассматривает и выносит решение о согласовании:
2.7.1.Номенклатур дел, описей дел постоянного хранения, описей дел по личному составу.
2.7.2.Актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения.
2.7.3.Актов об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения, документов по личному составу.
2.7.4.Описей дел долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения.
2.7.5.Нормативно-методических пособий по работе с документами (инструкции по делопроизводству, памятки и правила по работе с документами).
2.7.6.Положений об ЭК организаций.
2.8.Представляет на утверждение и согласование ЭПК:
2.8.1.Номенклатуры дел, описи дел постоянного хранения, описи дел по личному составу.
2.8.2.Акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения.
2.8.3.Акты об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения, документов по личному составу.
2.8.4.Описи дел долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения.
2.8.5.Нормативно-методические пособия по работе с документами (инструкции по делопроизводству, памятки и правила по работе с документами).
2.8.6.Положения об ЭК организаций.
2.8.7.Предложения об изменении или уточнении сроков хранения документов, предусмотренных действующими перечнями и другими нормативно-методическими пособиями, а также решений об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями и другими нормативно-методическими пособиями.
2.9.Совместно с Управлением делами администрации организует консультации по вопросам работы с документами, оказывает методическую помощь, участвует в подготовке и проведении мероприятий по повышению квалификации работников делопроизводственных служб организаций Кольского района.
3.Права
3.1.В пределах своей компетенции давать рекомендации работникам организаций по вопросам разработки номенклатуры дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления дел и др.
3.2.Запрашивать от руководителей организаций:
- письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения, документов по личному составу;
- документы, необходимые для определения сроков хранения документов.
3.3.Заслушивать на своих заседаниях руководителей организаций о качестве и сроках подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов, о причинах утраты документов.
3.4.Приглашать на заседания ЦЭК в качестве консультантов и экспертов специалистов организаций, а также представителей уполномоченного органа исполнительной власти Мурманской области в сфере архивного дела.
3.5.Информировать руководство администрации и организаций по вопросам своей компетенции.
4.Организация работы
4.1.ЦЭК работает в тесном контакте с ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти Мурманской области в сфере архивного дела и получает от нее соответствующие организационно-методические указания.
4.2.ЦЭК работает по годовому плану, утвержденному управляющим делами администрации.
4.3.Вопросы, относящиеся к компетенции ЦЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже одного раза в квартал. Все заседания ЦЭК протоколируются. Протоколы подписываются председателем и секретарем комиссии.
4.4.Заседание ЦЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины членов ЦЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЦЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.
Решение принимается большинством голосов. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЦЭК (в необходимых случаях - по согласованию с ЭПК).
4.5.ЦЭК имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.
4.6.Ведение делопроизводства ЦЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением принятых ЦЭК решений возлагаются на секретаря ЦЭК.