Приложение к Постановлению от 19.12.2012 г № 1213 Положение
Положение об отделе по работе с обращениями граждан и муниципальными архивными фондами 1. общие положения
1.1.Отдел по работе с обращениями граждан и муниципальными архивными фондами (далее именуется - Отдел) является структурным подразделением администрации ЗАТО Североморск.
1.2.Правовую основу деятельности Отдела составляют: Конституция Российской Федерации, законы Российской Федерации, распорядительные документы вышестоящих органов, постановления и распоряжения Губернатора Мурманской области, нормативные правовые акты Федерального архивного агентства России (Росархива), нормативно-методические документы и решения коллегиальных органов Правительства Мурманской области, Устав муниципального образования ЗАТО г. Североморск, постановления и распоряжения администрации муниципального образования ЗАТО г. Североморск (далее именуется - администрация), решения Совета депутатов муниципального образования ЗАТО г. Североморск, регламент администрации, а также настоящее Положение.
1.3.Финансирование и материально-техническое обеспечение Отдела осуществляется за счет средств местного бюджета муниципального образования.
1.4.Администрация обеспечивает Отдел помещениями, отвечающими нормативным требованиям хранения архивных документов; их содержание; техническое оснащение, оборудование, охрану, создание необходимых условий труда работников.
В случае реконструкции или передачи помещения для хранения архивных документов администрация предоставляет Отделу помещения, отвечающие нормативным требованиям хранения архивных документов.
1.5.Отдел имеет штампы и негербовые бланки установленного образца для осуществления взаимодействия с органами местного самоуправления, общественными объединениями и иными организациями, осуществляющими временное хранение документов Архивного фонда Мурманской области, по вопросам хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Мурманской области.
1.6.Отдел работает в тесном взаимодействии с подразделениями администрации.
2.Основные задачи и функции Отдела
2.1.Основными задачами Отдела являются:
2.1.1.В части работы с обращениями граждан:
- организация и координация работы по рассмотрению предложений, заявлений и жалоб граждан, контроль за принятием решений по ним в установленные сроки;
- совершенствование форм и методов работы с обращениями граждан в администрации, ее структурных подразделениях.
2.1.2.В части работы с муниципальными архивными фондами:
- Обеспечение сохранности и ведение учета документов Архивного фонда Мурманской области и других архивных документов, находящихся на хранении в Отделе.
- Комплектование Отдела документами Архивного фонда Мурманской области и другими архивными документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, отражающими материальную и духовную жизнь населения муниципального образования.
- Информационное обеспечение граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций на основе документов Архивного фонда Мурманской области и других архивных документов, находящихся на хранении в Отделе.
- Осуществление координации деятельности организаций, действующих на территории муниципального образования, в части обеспечения единых подходов к хранению, комплектованию, учету и использованию документов Архивного фонда Мурманской области и других архивных документов в соответствии с правилами, установленными Росархивом.
2.2.Для решения поставленных задач Отдел исполняет следующие функции:
2.2.1.В части работы с обращениями граждан:
2.2.1.1.Организует приемы граждан по личным вопросам Главой муниципального образования, Главой администрации, заместителями Главы администрации:
- составляет график приема граждан по личным вопросам Главой муниципального образования, Главой администрации, заместителями Главы администрации;
- осуществляет запись граждан на прием к Главе муниципального образования, Главе администрации и заместителям Главы администрации;
- обеспечивает проведение приемов граждан Главой муниципального образования, Главой администрации, заместителями Главы администрации;
- осуществляет регистрацию письменных и устных обращений граждан, принятых на личных приемах;
- осуществляет контроль за исполнением структурными подразделениями поручений Главы муниципального образования, Главы администрации, заместителей Главы администрации.
2.2.1.2.Организует рассмотрение письменных обращений граждан:
- принимает, регистрирует, ведет учет и передачу поступивших обращений граждан на рассмотрение руководству администрации города в соответствии с распределением обязанностей;
- передает рассмотренные руководством обращения на исполнение в структурные подразделения;
- осуществляет оперативный контроль за исполнением обращений по срокам;
- осуществляет оформление исполненных документов в дела временного хранения;
- обобщает сведения о ходе и результатах исполнения документов, систематически информирует руководство администрации о состоянии исполнительской дисциплины в структурных подразделениях;
- обобщает сведения о количестве и характере обращений граждан, систематически знакомит руководство администрации с аналитическими и электронными материалами;
- оказывает структурным подразделениям методическую и практическую помощь в организации работы с обращениями граждан.
2.2.1.3.Контролирует исполнение решений по обращениям граждан.
2.2.2.В части работы с муниципальными архивными фондами:
- Осуществляет подготовку и вносит в установленном порядке на рассмотрение администрации проекты нормативных правовых актов по совершенствованию архивного дела и управления документами на территории муниципального образования.
- Организует взаимодействие администрации с отделом архивов Комитета по развитию информационных технологий Мурманской области (далее именуется - Отдел архивов), организациями в решении вопросов хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Мурманской области и других архивных документов.
- Составляет ежегодные планы развития архивного дела на территории муниципального образования, отчеты об их выполнении и в соответствии с утвержденными формами в установленном порядке предоставляет планы и отчеты в администрацию и Отдел архивов.
- Обеспечивает хранение:
а) архивных фондов и архивных документов, являющихся муниципальной собственностью;
б) архивных фондов и архивных документов, являющихся государственной собственностью, поступивших на хранение в Отдел на законном основании;
в) архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц, переданных на законном основании в муниципальную собственность, в том числе личного происхождения;
г) документов ликвидированных организаций, действовавших на территории муниципального образования и не имеющих правопреемников;
д) учетных документов, архивных справочников, информационных баз данных.
- Осуществляет учет архивных фондов и архивных документов, находящихся на хранении в Отделе. Ежегодно, в установленные сроки и по установленной форме представляет в Отдел архивов сведения о составе и объеме документов для включения в единую отраслевую систему централизованного государственного учета документов, хранящихся в государственных и муниципальных архивах.
- Составляет и ведет списки организаций и граждан - источников комплектования Отдела. Ежегодно в установленном порядке представляет списки на согласование экспертно-проверочной комиссии Отдела архивов (ЭПК) и утверждение Главы администрации.
- Ведет учет документов Архивного фонда Мурманской области и других архивных документов, находящихся на хранении в организациях - источниках комплектования Отдела. Ежегодно, в установленные сроки и по установленной форме представляет в Отдел архивов сведения о составе и объеме документов для включения в единую отраслевую систему централизованного государственного учета документов, хранящихся в организациях - источниках комплектования государственных и муниципальных архивов.
- Организует работу Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) администрации в соответствии с положением о ней.
- Составляет графики представления нормативно-методических документов по организации делопроизводства и архивного дела, описей дел организаций - источников комплектования и возможных источников комплектования на рассмотрение ЦЭК администрации и экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) Отдела архивов, планы-графики приема-передачи документов на муниципальное хранение.
- Рассматривает и представляет на рассмотрение ЦЭК и ЭПК:
а) описи дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, организаций, документы которых подлежат приему в Отдел;
б) проекты положений об архивах и экспертных комиссиях, инструкций по делопроизводству, номенклатур дел организаций - источников комплектования Отдела;
в) акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, акты об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документов по личному составу;
г) предложения об изменении или уточнении сроков хранения документов, предусмотренных действующими перечнями и другими нормативно-методическими пособиями, а также предложения об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями и другими нормативно-методическими пособиями.
- Осуществляет работу по экспонированию и публикации архивных документов.
- Осуществляет подготовку предложений и реализацию решений о передаче архивных документов, находящихся в муниципальной собственности, в собственность Российской Федерации, Мурманской области, иных субъектов Российской Федерации, иных муниципальных образований.
- Оказывает методическую и консультативную помощь организациям и гражданам по вопросам хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Мурманской области на территории муниципального образования. Содействует совершенствованию системы управления документами на основе внедрения государственных стандартов по делопроизводству и унифицированных систем документации.
- Организует и проводит семинары-совещания, консультации для работников организаций - источников комплектования Отдела по соблюдению правил хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Мурманской области и других архивных документов. Изучает, обобщает и распространяет опыт отечественных и зарубежных архивных учреждений.
2.3.Рассматривает обращения граждан и организаций по вопросам, входящим в компетенцию Отдела.
2.4.Обеспечивает защиту информации на всех этапах ее хранения, обработки и передачи по системам и каналам связи.
3.Муниципальные услуги, предоставляемые Отделом
Отдел предоставляет гражданам и организациям следующие муниципальные услуги:
- исполнение запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформление в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства;
- информационное обеспечение граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Мурманской области и других архивных документов;
- оказание методической и практической помощи в работе по организации документов в делопроизводстве и отбору документов в состав Архивного фонда Российской Федерации.
4.Права Отдела
В целях исполнения функции в установленной сфере деятельности Отдел имеет право:
4.1.Представлять администрацию по всем вопросам, входящим в компетенцию Отдела.
4.2.Вносить в установленном порядке предложения по совершенствованию архивного дела и управления документами на территории муниципального образования.
4.3.Вносить на рассмотрение руководителям администрации предложения по вопросам совершенствования работы с письменными и устными обращениями граждан.
4.4.Направлять в организации письма граждан, относящиеся к их компетенции и ранее ими не рассматривавшиеся.
4.5.Контролировать сроки исполнения обращений граждан, запрашивать в подразделениях сведения о ходе их исполнения.
4.6.Запрашивать и получать в установленном порядке от структурных подразделений администрации и муниципальных предприятий, организаций и учреждений информацию и другие дополнительные материалы, касающиеся вопросов, поставленных в письменных и устных обращениях граждан.
4.7.Возвращать исполнителям на доработку ответы граждан, подготовленные с нарушением установленных требований.
4.8.Вносить руководству администрации предложения о применении дисциплинарных взысканий в случаях нарушения структурными подразделениями и должностными лицами установленного порядка рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан.
4.9.Участвовать в обсуждении вопросов состояния работы с обращениями граждан, а также совершенствования форм и методов работы с обращениями граждан.
4.10.Разрабатывать предложения о структуре Отдела, должностные инструкции работникам; вносить руководству предложения о назначении, перемещении и увольнении работников Отдела, их поощрении и наложении на них взысканий; вносить предложения о привлечении к работе на договорной основе специалистов.
4.11.Запрашивать в установленном порядке и получать сведения, необходимые для принятия решений по вопросам, отнесенным к установленной сфере деятельности Отдела.
4.12.Принимать участие в совещаниях, семинарах и других мероприятиях, проводимых Главой муниципального образования ЗАТО г. Североморск, администрацией и ее структурными подразделениями.
4.13.Входить в состав ликвидационных комиссий учреждений, организаций и предприятий для участия в решении вопросов сохранности документов.
5.Руководство Отделом
5.1.Отдел возглавляется начальником, который назначается на должность и освобождается от должности Главой администрации.
5.2.Специалисты Отдела назначаются на должность и освобождаются от должности Главой администрации.
5.3.Начальник Отдела:
- Распределяет обязанности между работниками Отдела.
- Принимает решения по вопросам хранения, учета, комплектования и использования документов архива.
- Готовит проекты организационно-распорядительных документов администрации в установленной сфере деятельности.
- Решает вопросы выдачи документов организациям во временное пользование, для публикации, работы пользователей.
- Несет материальную ответственность за целостность и сохранность имущества, используемого Отделом.
- Обеспечивает надлежащую техническую эксплуатацию помещений Отдела, соблюдение правил пожарной безопасности и инструкции об охранном режиме, внедрение в практику рациональных систем хранения документов, определяет потребности Отдела в оборудовании и материалах.
- Несет персональную ответственность за защиту информации конфиденциального характера.
- Участвует в мероприятиях по обеспечению мобилизационной подготовки Отдела.
- Готовит предложения о назначении, перемещении, освобождении от должности работников Отдела, о поощрении и наложении взысканий на работников Отдела.
- Готовит предложения по повышению квалификации работников Отдела.
5.4.При смене начальника отдела прием-передача дел производится специально созданной комиссией, в состав которой входят представители администрации и Отдела архивов. Акт приема-передачи утверждается Главой администрации и представляется в Отдел архивов.
6.Ответственность
6.1.Отдел несет ответственность за сохранность документов, поступивших в установленном порядке на хранение в Отдел, их своевременный учет и использование; за достоверность и полноту информации, предоставляемой по архивным документам.
6.2.Начальник Отдела несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Отдел задач и осуществление Отделом своих функций, состояние трудовой и производственной дисциплины в соответствии с действующим законодательством и с учетом прав, предоставляемых настоящим Положением.
6.3.Работники Отдела осуществляют свои полномочия в соответствии с должностными инструкциями, за ненадлежащее исполнение своих обязанностей несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.