Постановление Губернатора Мурманской области от 05.05.2000 № 190-ПГ
Об утверждении Положения о порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Мурманской области
ГУБЕРНАТОР МУРМАНСКОЙ ОБЛАСТИ ПОСТАНОВЛЕНИЕ от 05.05.2000 N 190-ПГ Мурманск Утратило силу - Постановление Губернатора Мурманской области от 27.04.2007 г. N 73-ПГ Об утверждении Положения о порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Мурманской области В соответствии с Законом Мурманской области "О государственнойслужбе Мурманской области" п о с т а н о в л я ю: 1. Утвердить Положение о порядке ведения личных дел лиц,замещающих государственные должности Мурманской области (прилагается). 2. Руководителям органов исполнительной власти Мурманской областиличные дела лиц, замещающих государственные должности Мурманскойобласти, в срок до 01 июля 2000 года привести в соответствие снастоящим постановлением. 3. Настоящее постановление вступает в силу cо дня его подписания. Губернатор Мурманской области Ю.ЕВДОКИМОВ------------------------ УТВЕРЖДЕНО постановлением Губернатора Мурманской области от 05.05.2000 N 190-ПГ Положение о порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Мурманской области 1. Общие положения 1.1 Настоящее Положение о порядке ведения личных дел лиц,замещающих государственные должности Мурманской области (далее-Положение), распространяется на лиц, замещающих государственныедолжности Мурманской области категории "А" и государственные должностигосударственной службы Мурманской области категорий "Б" и "В" ( далеегосударственные должности Мурманской области). 1.2 Прохождение государственной службы отражается в личном делегосударственного служащего. Личное дело лица, замещающегогосударственную должность Мурманской области, - это совокупностьдокументов, содержащих наиболее полные сведения о данном лице, а такжео его служебнотрудовой деятельности в органе государственной властиМурманской области. 1.3. Личные дела лиц, замещающих государственные должностиМурманской области, ведутся кадровой службой соответствующегогосударственного органа Мурманской области. Личные дела лиц, замещающих государственные должности Мурманскойобласти, назначение на которые и освобождение от которых осуществляютГубернатор Мурманской области или Правительство Мурманской области, атакже замещающих государственные должности Мурманской области ворганах исполнительной власти Мурманской области не являющихсяюридическими лицами, ведутся кадровой службой Управления деламиГубернатора области. При переводе лица, замещающего государственную должность, надругую должность личное дело его передается по новому месту его службыпо акту передачи. Ведение нескольких личных дел на одно лицо, замещающеегосударственную должность Мурманской области, не допускается. 1.4 Установить, что сведения, содержащиеся в личных делах лиц,замещающих государственные должности Мурманской области, являютсяконфиденциальными, за исключением сведений, подлежащих опубликованию всоответствии с действующим законодательством. 1.5 Сбор и внесение в личные дела сведений о политической ирелигиозной принадлежности, частной жизни лица, замещающегогосударственную должность Мурманской области, запрещается. 1.6 Личное дело оформляется после издания распоряжения илиприказа о назначении на государственную должность. 2. Состав документов, включаемых в личное дело 2.1 К личному делу лица, замещающего государственную должностьМурманской области приобщаются: а) личное заявление; б) сведения, сообщенные гражданином о себе при назначении нагосударственную должность по установленной форме ( анкета,автобиография); в) копия трудовой книжки или документа, подтверждающегопрохождение военной или иной службы; г) копии документов, подтверждающих профессиональное образование,повышение квалификации, наличие ученой степени или ученого звания,если таковые имеются; д) копии решений о присвоении государственных наград, присуждениипочетных и специальных званий, государственных премий, если таковыеимеются; е) документы о прохождении конкурса на замещение вакантнойгосударственной должности (если гражданин принят на государственнуюслужбу по результатам конкурса) либо испытания, если таковоеустанавливалось; ж) медицинское заключение установленной формы; з) копии решений о назначении на государственную должностьМурманской области, об освобождении от занимаемой должности, а также опереводе лица на другую должность; и) сведения о доходах лица, замещающего государственную должностьМурманской области, и об имуществе, принадлежащем ему на правесобственности; к) справки о соблюдении гражданином ограничений, связанных сзамещением государственной должности Мурманской области; л) документы, связанные с оформлением допуска к сведениям,составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, еслиисполнение обязанностей по государственной должности Мурманскойобласти связано с использованием таких сведений; м) данные об ознакомлении лица, замещающего государственнуюдолжность Мурманской области, с документами его личного дела; н) аттестационный лист государственного служащего, прошедшегоаттестацию, и отзыв на него; о) копии решений о присвоении лицу квалификационного разряда; п) копии решений о поощрении государственного служащего, а такжекопии решений о наложении на него дисциплинарного взыскания до егоснятия или отмены. р) объяснения государственного служащего, в том числе в связи снесогласием с распоряжением руководителя; с) письменное подтверждение распоряжения руководителягосударственного служащего, обжалуемого государственным служащим. В личное дело вносятся также письменные объяснения лица,замещающего государственную должность Мурманской области, если такиеобъяснения сделаны им после ознакомления с документами своего личногодела. 2.2. В анкете лица, претендующего на замещение государственнойдолжности, должны содержаться также следующие сведения: - год, месяц, число, место рождения; - гражданство; - сведения о близких родственниках; - отношение к воинской обязанности и военное звание; - домашний адрес и номер телефона; - данные паспорта или документа, его заменяющего; - сведения об обстоятельствах, препятствующих нахождениюгосударственного служащего на государственной службе; - иные сведения, включаемые в порядке, определяемомзаконодательством Российской Федерации и Мурманской области. 2.3 При формировании личного дела документы располагаются вследующем порядке: - дополнение к анкете; - анкета; - автобиография; - копии документов об образовании; - справка из органов государственной налоговой службы опредоставлении сведений о доходах и имуществе, принадлежащем на правесобственности; - медицинское заключение о состоянии здоровья; - личное заявление; - копия документа о назначении на государственную должность; -письменный трудовой договор (контракт); - внутренняя опись документов (располагается в конце личногодела). 2.4 Все поступающие в личное дело документы располагаются вхронологическом порядке, брошюруются, страницы нумеруются. 2.5. В обязанности кадровой службы государственного органаМурманской области, осуществляющей ведение личных дел лиц, замещающихгосударственные должности Мурманской области, входит: - приобщение сведений и документов, перечисленных в настоящемПоложении, к личным делам; - обеспечение сохранности личных дел; - обеспечение конфиденциальности сведений, содержащихся в личныхделах; - предоставление сведений о доходах лиц, замещающихгосударственные должности, и имуществе, принадлежащем им на правесобственности, средствам массовой информации в соответствии спорядком, установленным действующим законодательством; - сообщение лицам, замещающим государственные должности, обобращении средств массовой информации о предоставлении им сведений одоходах этих лиц и имуществе, принадлежащем им на праве собственности; - ознакомление лиц, замещающих государственные должностиМурманской области, с документами их личных дел. 3. Порядок составления внутренней описи документов, имеющихся в личном деле 3.1 Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, должнасодержать сведения о порядковых номерах, наименованиях документовдела, количестве листов, датах включения документов личное дело иизъятия из дела, а также кем изъят документ и по какой причине. 3.2 При нумерации листов дела листы внутренней описи нумеруютсяотдельно. 3.3 При подготовке личных дел к передаче на хранение к внутреннейописи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами ипрописью количество включенных в нее документов и количество листовдела. 3.4 Внутренняя опись подписывается ее составителем с указаниемдолжности, расшифровки подписи и даты составления последней. 3.5 Внутренняя опись составляется на отдельных листах поустановленной форме (приложение 1 к Положению). 4. Порядок заполнения документов в личном деле лица, замещающего государственную должность 4.1 Анкета заполняется собственноручно лицом, замещающимгосударственную должность. 4.2 На все вопросы даются полные ответы без каких-либосокращений, прочерков, исправлений и помарок, в строгом соответствии сзаписями, которые содержатся в его личных документах. 4.3 При заполнении анкеты используются следующие документы:паспорт (документ, удостоверяющий личность), трудовая книжка, военныйбилет, документ об образовании (диплом, свидетельство, аттестат,удостоверение), документы Высшей Аттестационной Комиссии (ВАК) оприсуждении ученой степени и о присвоении ученого звания(диплом иаттестат), документы об имеющихся изобретениях, справка из органовгосударственной налоговой службы о предоставлении сведений обимущественном положении, медицинское заключение состоянии здоровья,другие документы, если это предусмотрено законодательством. 4.4 Сотрудник кадровой службы государственного органа,ответственный за ведение личных дел, принимая от поступающего нагосударственную службу анкету, должен проверить полноту ее заполненияи правильность указанных сведений в соответствии с предъявляемымидокументами и заверить анкету печатью, подписью и датой. 4.5 При поступлении на государственную службу вновь поступающийпишет автобиографию - документ, содержащий краткое описание вхронологической последовательности основных этапов жизни идеятельности данного лица. Автобиография составляется служащимсобственноручно в произвольной форме, без исправлений и помарок. Вавтобиографии должны быть освещены следующие вопросы: Ф.И.О., год,число, месяц и место рождения, полученное образование (где, когда, вкаких учебных заведениях), с какого времени началась самостоятельнаятрудовая деятельность и каковы причины перехода с одной работы надругую, общественная работа (где, когда, в качестве кого), участие ввыборных органах, сведения о семейном положении и близкихродственниках (отце, матери, жене (муже), детях), дата составленияавтобиографии и личная подпись. 4.6 "Дополнение к анкете" включает в себя: фамилию, имя, отчестволица, замещающего государственную должность, и два раздела, каждый изкоторых имеет табличную форму. В первом разделе фиксируются сведения о прохождениигосударственной службы (например, о перемещениях по службе с указаниемдат вступления в должность и ухода с нее) со ссылкой на распоряжения,приказы руководителей государственных органов Мурманской области. Во втором разделе помещаются данные, отражающие изменения вучетных признаках работника (место жительства, семейное положение,образование, подготовка, переподготовка и повышение квалификации,присвоение ученой степени, ученого звания, пребывание за границей,данные о наложении и снятии взысканий, награждение орденами и медалямии др.) Все вносимые изменения должны быть подтверждены соответствующимидокументами, в том числе документами учебных заведений, органов ЗАГСа,паспортных столов и др. 4.7 Обязательным реквизитом "Дополнения к анкете" являютсяотметки о проведении проверок наличия и состояния личного дела.Отметки помещаются на оборотной стороне листка после все другихсведений и состоят из надписи "Личное дело проверено", даты и подписи. 4.8 Все документы личного дела помещаются в папку установленногообразца, на которой заранее проставляется присвоенный ей порядковыйномер. 4.9 Под этим номером личное дело регистрируется в "Книге(журнале) учета личных дел". 4.10 После увольнения лица, замещающего государственнуюдолжность, его личное дело извлекается из данной папки. 5. Порядок выдачи личных дел во временное пользование 5.1 Личные дела лиц, замещающих государственные должности, могутвыдаваться во временное пользование лишь определенным должностнымлицам. 5.2 Круг должностных лиц, допускаемых к пользованию личнымиделами, определяется непосредственно руководителем государственногооргана. 5.3 Высылка личных дел по соответствующим запросам в другиеорганизации допускается с письменного разрешения(указания)руководителя государственного органа. 5.4 При работе с личным делом, выданным во временное пользование,запрещается производить какиелибо исправления в ранее сделанныхзаписях, вносить в него новые записи, извлекать из личного делаимеющиеся там документы или помещать в него новые, разглашатьсодержащиеся в нем конфиденциальные сведения. 5.5 При извлечении каких-либо документов из личного дела поуказанию начальника кадровой службы государственного органа лицо,ответственное за документационное обеспечение кадровой деятельности,обязано сделать во внутренней описи соответствующую запись. 5.6 Личные дела не выдаются на руки лицам, замещающимгосударственные должности, на которых они заведены. 5.7 Лицо, замещающее государственную должность, имеет право наознакомление со всеми материалами своего личного дела, отзывами освоей деятельности и другими документами до внесения их в личное дело,приобщение к личному делу своих объяснений. 5.8 Для контроля за своевременным возвратом личных дел, выданныхили высланных во временное пользование, используется контрольнаякарточка, которая заполняется на каждое выданное дело (приложение 2 кПоложению). 6. Порядок хранения личных дел лиц, замещающих государственные должности 6.1 Личные дела лиц, замещающих государственные должности,хранятся в кадровой службе как документы строгой отчетности, отдельноот трудовых книжек. 6.2 Ежегодно в кадровом органе соответствующего государственногооргана проводится проверка наличия и состояния личных дел. 6.3 Факт проведения проверки фиксируется в "Дополнении к анкете". 6.4 При выявлении недостатков в оформлении и ведении личных делсоставляется соответствующий акт. 6.5 Результаты проверки в обязательном порядке доводятся доначальника кадровой службы государственного органа и руководителякадровой службы Управления делами Губернатора Мурманской области. 6.6 Личные дела лиц, освобожденных от государственной должности,оформляются в соответствии с требованиями архивных органов и хранятсяв соответствующем архиве по алфавиту фамилий работавших. 6.7 Для хранения личных дел лиц, замещающих государственныедолжности, используются сейфы или конторские шкафы, в которых личныедела располагаются по порядку номеров. Заместитель Губернатора - управляющий делами Губернатора области В.БУДАГОВСКИЙ------------------------ Приложение N 1 к Положению о порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Мурманской области и государственные должности государственной службы Мурманской области ОПИСЬ документов, имеющихся в личном деле _________________________________________________________ (фамилия, имя, отчество)-----T----------------------------------T------T------T-------------+¦ N ¦ Наименование документа ¦Коли- ¦ Дата ¦ Кем изъят ¦¦п/п ¦ ¦чество¦ изъят¦ документ и ¦¦ ¦ ¦листов¦ ия ¦ по какой ¦¦ ¦ ¦ ¦докум ¦ причине ¦¦ ¦ ¦ ¦ ента ¦ ¦+----+----------------------------------+------+------+-------------+¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦+----+----------------------------------+------+------+-------------++----+----------------------------------+------+------+-------------++----+----------------------------------+------+------+-------------++----+----------------------------------+------+------+-------------++----+----------------------------------+------+------+-------------++----+----------------------------------+------+------+-------------++----+----------------------------------+------+------+-------------+L----+----------------------------------+------+------+-------------- Итого:_______________ документов ____________________________ (цифрами и прописью) Количество листов в деле ____________________________________ (цифрами и прописью) ¦Личное дело ¦ ! Личное дело ¦ !Опись переписана ¦ ¦ сформировано ¦ !сформировано ¦ !"__" _____ 200 г ¦ ¦ "___" ______ 200 г. ¦ !"___"______ 200 г.¦ ! ¦ ¦ Подпись __________ ¦ ! Подпись _______¦ !Подпись _______ _¦ Приложение N 2 к Положению о порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Мурманской области и государственные должности государственной службы Мурманской области КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА Личное дело N _________ Фамилия ___________________________________________ Имя ___________________________________________ Отчество___________________________________________ Отметки о выдаче личного дела _____________________-------------T-------------T-----------T-------------T--------------+¦Дата выдачи ¦ Кому выдано ¦ Расписка в¦ N телефона ¦ Дата ¦¦ ¦ ¦ получении ¦ ¦ возвращения ¦+------------+-------------+-----------+-------------+--------------++------------+-------------+-----------+-------------+--------------++------------+-------------+-----------+-------------+--------------++------------+-------------+-----------+-------------+--------------++------------+-------------+-----------+-------------+--------------+L------------+-------------+-----------+-------------+---------------