Постановление от 10.02.2006 г № 75
Об утверждении Положения о порядке ведения личных дел лиц, замещающих должности муниципальной службы в администрации Печенгского муниципального района
В соответствии с Законом Мурманской области "О муниципальной службе в Мурманской области" постановляю:
1.Утвердить Положение о порядке ведения личных дел лиц, замещающих должности муниципальной службы, согласно приложениям N 1 и 2.
2.Заместителю Главы муниципального образования - управляющему делами администрации Ковасу О.В. в срок до 1 апреля 2006 года личные дела лиц, замещающих должности муниципальной службы в администрации Печенгского муниципального района, привести в соответствие с настоящим постановлением.
3.Настоящее постановление вступает в силу со дня его подписания.
Глава
муниципального образования
Печенгский муниципальный район
В.С.МАВРИН
ПОЛОЖЕНИЕ
О ПОРЯДКЕ ВЕДЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ ЛИЦ, ЗАМЕЩАЮЩИХ ДОЛЖНОСТИ
МУНИЦИПАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ В АДМИНИСТРАЦИИ ПЕЧЕНГСКОГО
МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
1.Общие положения
1.1.Настоящее Положение о порядке ведения дел лиц, замещающих должности муниципальной службы в администрации муниципального образования Печенгский муниципальный район (далее - Положение), распространяется на лиц, замещающих должности муниципальной службы в администрации Печенгского муниципального района любой категории (далее - муниципальные должности).
1.2.Прохождение муниципальной службы отражается в личном деле муниципального служащего. Личное дело лица, замещающего муниципальную должность муниципальной службы в администрации Печенгского муниципального района (далее - администрация), - это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о данном лице, а также о его служебно-трудовой деятельности в администрации Печенгского муниципального района.
1.3.Личное дело муниципального служащего ведется кадровой службой администрации и при переводе муниципального служащего в другой орган местного самоуправление передается по новому месту муниципальной службы. Ведение нескольких личных дел одного муниципального служащего не допускается.
1.4.Ведение личных дел муниципальных служащих осуществляется в соответствии с федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, законами и иными нормативными правовыми актами Мурманской области, муниципальными правовыми актами Печенгского муниципального района.
1.5.Личное дело оформляется в соответствии с требованиями, предъявляемыми постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".
1.6.Сбор и внесение в личные дела муниципальных служащих сведений об их политических и религиозных убеждениях, о частной жизни запрещается.
1.7.Личное дело оформляется после издания распоряжения о назначении на муниципальную должность.
2.Состав документов, включаемых в личное дело
2.1.На муниципального служащего по установленной форме заводится Личная карточка муниципального служащего, которая заполняется работником кадровой службы и входит в личное дело.
2.2.К личному делу лица, замещающего должность муниципальной службы, приобщаются:
а) личное заявление;
б) сведения, сообщенные муниципальным служащим о себе по установленной форме (анкета, автобиография);
в) копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы;
г) копию документов, подтверждающих профессиональное образование, повышение квалификации, наличие ученой степени или ученого звания, если таковые имеются;
д) копии решений о присвоении государственных наград, присуждении почетных или специальных званий, государственных премий, если таковые имеются;
е) документы о прохождении конкурса на замещение вакантной муниципальной должности (если гражданин принят на муниципальную должность по результатам конкурса) либо испытания, если таковое устанавливалось;
ж) медицинское заключение установленной формы;
з) копии решений о назначении на должность муниципальной службы в администрации Печенгского муниципального района, об освобождении от занимаемой должности, а также о переводе лица на другую должность;
и) справки из Инспекции федеральной налоговой службы по Печенгскому району о соблюдении гражданином ограничений, связанных с замещением муниципальной должности;
к) документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по муниципальной должности связано с использованием таких сведений;
л) данные об ознакомлении лица, замещающего муниципальную должность с документами его личного дела;
м) аттестационный лист муниципального служащего, прошедшего аттестацию и отзыв на него;
н) копии решений о присвоении муниципальному служащему квалификационного разряда;
о) копии решений о поощрении муниципального служащего, а также копии решений о наложении на него дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены;
п) письменные объяснения муниципального служащего, в том числе сделанные им в связи с несогласием с распоряжением руководителя;
р) письменное подтверждение распоряжения руководителя муниципального служащего, с которым муниципальный служащий не согласился.
В личное дело вносятся также письменные объяснения лица, замещающего муниципальную должность, если такие объяснения сделаны им после ознакомления с документами своего личного дела.
2.3.В анкете лица, претендующего на замещение муниципальной должности, должны содержаться следующие сведения:
- год, месяц, число, место рождения;
- гражданство;
- сведения о близких родственниках;
- отношение к воинской обязанности и военное звание;
- домашний адрес и номер телефона;
- данные паспорта или документа, его заменяющего;
- сведения об обстоятельствах, препятствующих нахождению лица на муниципальной службе;
- иные сведения, включаемые в порядке, определяемом законодательством Российской Федерации и Мурманской области.
2.4.При формировании личного дела муниципального служащего документы располагаются в следующем порядке:
- личная карточка муниципального служащего;
- дополнения к анкете;
- анкета;
- автобиография;
- копии документов об образовании;
- справки из Инспекции федеральной налоговой службы по Печенгскому району о соблюдении гражданином ограничений, связанных с замещением муниципальной должности;
- медицинское заключение о состоянии здоровья;
- личное заявление;
- копия о назначении на муниципальную должность;
- трудовой договор;
- внутренняя опись документов (располагается в конце личного дела).
2.5.Все поступающие в личное дело документы, кроме личной карточки муниципального служащего располагаются в хронологическом порядке, брошюруются, страницы нумеруются.
2.6.В обязанности кадровой службы администрации Печенгского муниципального района, осуществляющей ведение личных дел муниципальных служащих, входит:
- приобщение сведений и документов, перечисленных п/п 2.2, к личным делам;
- обеспечение сохранности личных дел;
- обеспечение конфиденциальности сведений, содержащихся в личных делах;
- предоставление сведений о доходах лиц, замещающих муниципальные должности, и имуществе, принадлежащем им на праве собственности в порядке, предусмотренном законом;
- ознакомление муниципальных служащих с документами их личных дел.
3.Порядок составления внутренней описи документов, имеющихся в личном деле
3.1.Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, должна содержать сведения о порядковых номерах, наименованиях документов дела, количестве листов, датах включения документов в личное дело и изъятия их из дела, с указанием лица, изъявшего документ и причины совершения данного действия.
3.2.При нумерации листов личного дела листы внутренней описи нумеруются отдельно;
3.3.При подготовке личных дел к передаче на хранение к внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов дела.
3.4.Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления последней.
3.5.Внутренняя опись составляется на отдельных листах по установленной форме (приложение N 1 к Положению).
4.Порядок заполнения документов в личном деле лица, замещающего муниципальную должность
4.1.Анкета заполняется собственноручно лицом, замещающим муниципальную должность.
4.2.На все вопросы даются полные ответы без каких-либо сокращений, прочерков, исправлений и помарок, в строгом соответствии с записями, которые содержатся в его личных документах.
4.3.При заполнении анкеты используются следующие документы: паспорт (документ, удостоверяющий личность), трудовая книжка, военный билет, документ об образовании (диплом, свидетельство, аттестат, удостоверение), документы Высшей Аттестационной Комиссии (ВАК) о присуждении ученой степени и о присвоении ученого звания (диплом и аттестат), документы об имеющихся изобретениях, справка из ИФНС по Печенгскому району о соблюдении гражданином ограничений, связанных с замещением муниципальной должности, медицинское заключение о состоянии здоровья, другие документы, если это предусмотрено законодательством и правовыми актами органов местного самоуправления Печенгского муниципального района.
4.4.Сотрудник кадровой службы, ответственный за ведение личных дел, принимая от муниципального служащего анкету, должен проверить полноту ее заполнения и правильность указанных сведений в соответствии с предъявляемыми документами, проставить дату проверки и заверить анкету своей подписью и печатью.
4.5.Автобиография муниципального служащего - документ, содержащий краткое описание в хронологической последовательности основных этапов жизни и деятельности данного лица. Автобиография составляется муниципальным служащим собственноручно в произвольной форме, без исправлений и помарок. В автобиографии должны быть освещены следующие факты: Ф.И.О., год, число, месяц и место рождения, полученное образование (где, когда, в каких учебных заведениях), с какого времени началась самостоятельная трудовая деятельность и каковы причины перехода с одной работы на другую, общественная работа (где, когда, в качестве кого), участие в выборных органах, сведения о семейном положении и близких родственниках (отце, матери, жене (муже), детях), дата составления автобиографии и личная подпись.
4.6."Дополнение к анкете" включает в себя: фамилию, имя, отчество лица, замещающего муниципальную должность, и два раздела, каждый из которых имеет табличную форму.
В первом разделе фиксируются сведения о прохождении муниципальной службы (например, о перемещениях по службе с указанием дат вступления в должность и ухода с нее) со ссылкой на распоряжения Главы муниципального образования. Во втором разделе помещаются данные, отражающие изменения в учетных данных муниципального служащего (место жительства, семейное положение, образование, подготовка, переподготовка и повышение квалификации, присвоение ученой степени, ученого звания, пребывание за границей, данные о наложении и снятии взысканий, награждение орденами и медалями и др.)
Все вносимые изменения должны быть подтверждены соответствующими документами, в том числе документами учебных заведений, органов ЗАГСа, паспортных столов и др.
4.7.Обязательным реквизитом "Дополнения к анкете" являются отметки о проведении проверок наличия и состояния личного дела. Отметки помещаются на оборотной стороне листка после все других сведений и состоят из надписи "Личное дело проверено", даты и подписи.
4.8.Все документы личного дела помещаются в папку установленного образца, на которой заранее проставляется присвоенный ей порядковый номер.
4.9.Под этим номером личное дело регистрируется в "Книге (журнале) учета личных дел".
4.10.После увольнения лица, замещающего муниципальную должность, его личное дело извлекается из данной папки.
5.Порядок выдачи личных дел во временное пользование
5.1.Личные дела муниципальных служащих могут выдаваться во временное пользование лишь определенным должностным лицам.
5.2.Круг должностных лиц, допускаемых к пользованию личными делами, определяется Главой муниципального образования.
5.3.Высылка личных дел по соответствующим запросам в другие организации допускается с письменного разрешения (указания) Главы муниципального образования.
5.4.При работе с личным делом, выданным во временное пользование, запрещается производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях, вносить в него новые записи, извлекать из личного дела, имеющиеся там документы или помещать в него новые, разглашать содержащиеся в нем конфиденциальные сведения.
5.5.Извлекать какой-либо документ из личного дела может только должностное лицо кадровой службы, ответственное за документационное обеспечение кадровой деятельности. При этом данное лицо обязано сделать во внутренней описи соответствующую запись.
5.6.Личные дела не выдаются на руки лицам, замещающим муниципальные должности, на которых они заведены.
5.7.Муниципальный служащий имеет право на ознакомление со всеми материалами своего личного дела, отзывами о своей деятельности и другими документами до внесения их в личное дело, а также на приобщение к личному делу своих объяснений.
5.8.В целях обеспечения своевременного возврата личных дел, выданных или высланных во временное пользование, используется контрольная карточка, которая заполняется на каждое выданное (высланное) дело (приложение N 2 к Положению).
6.Порядок хранения личных дел лиц, замещающих должности муниципальной службы
6.1.Личные дела муниципальных служащих, хранятся в кадровой службе как документы строгой отчетности, отдельно от трудовых книжек.
6.2.Ежегодно заместитель Главы муниципального образования - управляющий делами администрации проводит проверку наличия и состояния личных дел.
6.3.Факт проведения проверки фиксируется в "Дополнении к анкете".
6.4.При выявлении недостатков в оформлении и ведении личных дел составляется соответствующий акт.
6.5.Результаты проверки в обязательном порядке доводятся до сведения Главы муниципального образования.
6.6.Личные дела лиц, освобожденных от должности муниципальной службы, оформляются в соответствии с требованиями архивных органов и хранятся в архивном отделе.
6.7.Для хранения личных дел муниципальных служащих, используются сейфы или конторские шкафы, в которых личные дела располагаются по порядку номеров.
Заместитель Главы
муниципального образования
Печенгский муниципальный район
О.В.КОВАС