Постановление Администрации Кольского района от 23.05.2006 № 279
Об утверждении Положения "Об архивном отделе"
Администрация муниципального образования Кольский район Мурманской области П О С Т А Н О В Л Е Н И Е от 23.05.2006 г.Кола N 279 Об утверждении Положения "Об архивном отделе" В соответствии с Уставом, утвержденным решением Советадепутатов от16.02.2006 N 3/5 "Об утверждении структуры администрациимуниципального образования Кольский район Мурманской области", п о с т а н о в л я ю: 1. Утвердить Положение "Об архивном отделе" администрациимуниципального образования Кольский район Мурманской области. 2. Постановление администрации муниципального образования "Кольский район" Мурманской области о 16.08.2002 N 472 "Об утверждении Положения "Об архивном отделе" считать утратившим силу. Глава администрации муниципального образования Кольский район Мурманской области В.И.Полиэктов УТВЕРЖДЕНО постановлением администрации муниципального образования Кольский район Мурманской области от 23.05.2006 N 279 ПОЛОЖЕНИЕ об архивном отделе администрации Кольского района Мурманской области 1. Общие положения 1.1.Архивный отдел является структурным подразделением администрации Кольского района без права юридического лица, созданным для выполнения функции по управлению архивным делом и решения вопросов местного значения в области архивного дела на территории муниципального образования Кольский район , обеспечения деятельности органов местного самоуправления, а также обслуживания учреждений, организаций, предприятий и граждан. В соответствии с законодательными и иными правовыми актами Мурманской области Отдел взаимодействует с уполномоченным органом исполнительной власти Мурманской области в сфере архивного дела , и руководствуется его указаниями по организационно-методическим вопросам. 1.2. Отдел в своей деятельности руководствуется законодательными и иными правовыми актами Российской Федерации, Мурманской области, Федерального архивного агентства России (Росархива), приказами и решениями коллегиальных органов Архивного управления, Уставом муниципального района, решениями Совета депутатов Кольского района, постановлениями и распоряжениями Администрации и настоящим Положением. 1.3. Финансирование и материально - техническое обеспечение Отдела осуществляется за счет бюджета муниципального района. Штатная численность и номенклатура должностей Отдела устанавливаются главой администрации Кольского района. 1.4. Обеспечение зданием (помещениями), отвечающими установленным требованиям сохранности архивных документов, их техническое оснащение, оборудование, содержание, охрану, создание других, необходимых для работы Отдела условий, осуществляет Администрация. В случае передачи здания (помещений), в которых размещены архивные документы, Администрация предоставляет Отделу здание (помещения), отвечающие нормативным требованиям обеспечения сохранности архивных документов, по согласованию с Архивным управлением. 1.5. Положение об Отделе утверждается постановлением Администрации. 1.6. Отдел имеет печать и бланки с указанием своегонаименования для удостоверения архивных копий, выписок и справок,исполненных на основе архивных документов, хранящихся в Отделе. 1.7. Отдел осуществляет руководство архивным делом, несетответственность за состояние, развитие и совершенствованиеархивного дела на территории муниципального района; хранит,организует учет, комплектование и использование документовАрхивного фонда Мурманской области, отражающих историю населенныхпунктов, входящих в состав муниципального района. 1.8. Документы Архивного фонда в соответствии с ЗакономМурманской области "Об информационном обеспечении органовгосударственной власти Мурманской области" являются особойсоставной частью информационных ресурсов. 1.9. Указания Отдела по вопросам архивного дела обязательны натерритории муниципального района для муниципальных учреждений ипредприятий, а также для организаций частной и иных формсобственности, документы которых в установленном порядке включены всостав Архивного фонда. 2. Состав документов 2.1. В состав документов Отдела входят архивные фонды иархивные документы на любых видах носителей: 2.1.1. Органов местного самоуправления; муниципальныхунитарных предприятий и муниципальных учреждений; организацийсмешанных форм собственности с преобладающей долей муниципальнойсобственности, в том числе созданные до образования или изменениястатуса муниципального образования; 2.1.2. Государственных учреждений, организаций, предприятий,действовавших на территории муниципального района, поступившие нахранение в Отдел на законном основании; 2.1.3. Негосударственных объединений (ассоциаций, акционерныхобществ, товариществ и др.), учреждений, организаций, предприятий;общественных организаций, объединений, политических партий,движений, союзов, благотворительных фондов, образовавшихся приосуществлении их деятельности до момента регистрации в соответствиис законодательством Российской Федерации, поступившие на хранениев Отдел на законном основании; 2.1.4. Документы физических лиц (личного происхождения,коллекции документов и др.), поступившие на хранение в Отдел назаконном основании; 2.1.5. Копии архивных документов на правах подлинников,страховой фонд копий особо ценных документов, микрофильмы и другиекопии документов по истории населенных пунктов, входящих в составмуниципального района, хранящиеся в других российских архивах; 2.1.6. Документы по личному составу ликвидированныхорганизаций, действовавших на территории муниципального района и неимеющих правопреемников. 2.2. В состав документов Отдела входят архивные фонды иархивные документы, содержащие сведения, составляющиегосударственную тайну и другие виды тайн, охраняемыезаконодательством Российской Федерации. 2.3. Документы частной и иных форм собственности поступают нахранение в Отдел с согласия собственников или владельцев указанныхдокументов по договору между собственником или владельцемдокументов и Администрацией. Архивные документы частной и иных формсобственности могут быть переданы в собственность муниципальногорайона, при этом передача права собственности на документыоформляется соглашением (договором) между собственником иливладельцем документов и Администрацией с уточнением, в случаенеобходимости, условий хранения и использования документов. 2.4. Отдел хранит учетные документы, архивные справочники,информационные базы данных, печатные, иллюстрированные и другиематериалы, дополняющие и раскрывающие состав и содержание фондовОтдела. 3. Цели деятельности Основными целями деятельности Отдела являются: 3.1. Обеспечение сохранности и ведение учета документовАрхивного фонда, хранящихся в Отделе. 3.2. Комплектование Отдела документами Архивного фонда,имеющими историческое, научное, социальное, экономическое,политическое и культурное значение, отражающими материальную идуховную жизнь населения муниципального района. 3.3. Информационное обеспечение органов местногосамоуправления, организация использования документов,удовлетворение прав граждан на архивную информацию, созданиеинформационно-поисковых систем, банков и баз данных о документахОтдела. 3.4. Организационно - методическое руководство организациейдокументов в делопроизводстве органов местного самоуправления имуниципальных организаций до передачи на хранение в Отдел,содействие организациям других форм собственности в сохранении,комплектовании и использовании их архивных документов. 3.5. Контроль за соблюдением органами местного самоуправленияи муниципальными учреждениями и предприятиями действующегозаконодательства в области архивного дела, а также другимиорганизациями – источниками комплектования Отдела, действующими натерритории муниципального района. 4. Функции Отдел в соответствии с целями деятельности: 4.1. Вносит в установленном порядке на рассмотрениеАдминистрации проекты нормативных актов по вопросам развития исовершенствования архивного дела и организации документов вделопроизводстве организаций, действующих на территориимуниципального района; вопросы о привлечении руководителейорганизаций к ответственности за нарушение законодательства обархивном деле. 4.2. Готовит предложения к проектам отраслевых целевыхкомплексных программ, основных направлений развития архивного дела;перспективным и текущим планам его работы, обеспечивает ихреализацию, составляет отчеты об их выполнении. 4.3. Осуществляет хранение архивных документов, принимает мерыпо созданию оптимальных условий хранения архивных документов иобеспечению их физико-химической сохранности. 4.4. Осуществляет учет архивных документов. Ежегодно, вустановленные сроки и по установленной форме, представляет вАрхивное управление сведения о составе и объеме документов,хранящихся в Отделе, для включения в единую отраслевую системуцентрализованного государственного учета документов, хранящихся вгосударственных и муниципальных архивах, в соответствии сРегламентом государственного учета документов Архивного фонда РФ,утвержденным приказом Росархива от 11.03.1997 N 11 изарегистрированным Минюстом России 08 июля 1997 N 1344. 4.5. Обеспечивает соблюдение охранного и противопожарногорежимов, сохранность имущества и контроль технического состоянияздания (помещений) и оборудования Отдела, внедряет в практикурациональные способы хранения документов, определяет потребностьОтдела в оборудовании и материалах. 4.6. Разрабатывает и по согласованию с Архивным управлениемпредставляет на утверждение Администрации списки юридических ифизических лиц, являющихся источниками комплектования Отдела; ведетсистематическую работу по уточнению этих списков; организует отбори прием их документов на хранение. 4.7. Проводит в установленном порядке экспертизу ценностидокументов, хранящихся в Отделе. 4.8. Создает и совершенствует научно-справочный аппарат кдокументам Отдела с целью оперативного использования содержащейся вних информации, в том числе автоматизированныеинформационно-поисковые системы, базы данных. 4.9. Информирует органы местного самоуправления, иныеучреждения, расположенные на территории муниципального района, осоставе и содержании документов Отдела по актуальной тематике. 4.10. Использует документы в социально-экономических икультурно-просветительских целях на выставках, радио и телевидении,в периодической печати; в установленном порядке представляетдокументы Отдела органам местного самоуправления, учреждениям игражданам с целью их научного и практического использования;исполняет тематические и социально-правовые запросы юридических ифизических лиц, выдает архивные справки, копии, выписки издокументов. 4.11. Осуществляет организационно-методическое руководство иконтроль за работой архивных служб и организацией документов вделопроизводстве организаций – источников комплектования Отдела. 4.12. Ведет учет архивных документов, хранящихся ворганизациях – источниках комплектования Отдела. Ежегодно, вустановленные сроки и по установленной форме, представляет вАрхивное управление сведения о составе и объеме документов,хранящихся в организациях – источниках комплектования Отдела, длявключения в единую отраслевую систему централизованногогосударственного учета документов в соответствии с Регламентомгосударственного учета документов Архивного фонда РФ, утвержденнымприказом Росархива от 11.03.1997 N 11 и зарегистрированным МинюстомРоссии 08 июля 1997 N 1344. 4.13. Организует работу Центральной экспертной комиссии (ЦЭК)Администрации в соответствии с положением о ней. 4.14. Составляет графики представления нормативно-методическихдокументов по организации делопроизводства и архивного дела,описей дел организаций - источников комплектования на рассмотрениеЦЭК Администрации и экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) Архивногоуправления, планы-графики приема-передачи документов намуниципальное хранение, контролирует их выполнение. 4.15. Рассматривает и представляет на рассмотрение ЦЭК и ЭПКописи дел постоянного хранения, по личному составу и временногохранения (свыше 10 лет) организаций, документы которых подлежатприему в Отдел; проекты положений об архивах и экспертныхкомиссиях, инструкций по делопроизводству, номенклатур делорганизаций – источников комплектования; акты об утрате документовпостоянного хранения и по личному составу, о необнаружении дел,пути розыска которых исчерпаны, о неисправимых поврежденияхдокументов. 4.16. Обеспечивает контроль за соблюдением организациями –источниками комплектования законодательных актов и нормативныхдокументов в области архивного дела. Проводит комплексные,тематические и контрольные проверки состояния документационногообеспечения управления и обеспечения сохранности документов ворганизациях – источниках комплектования. Информирует Администрациюи Архивное управление о фактах утраты, порчи, незаконногоуничтожения документов в организациях – источниках комплектования,других нарушениях законодательства об архивном деле в РоссийскойФедерации и Мурманской области. 4.17. Проводит мероприятия по улучшению работы архивоворганизаций и их делопроизводственных служб, внедрению наиболеерациональных систем и методов хранения, научно-техническойобработки и использования документов. Изучает и обобщает практикуработы архивных и делопроизводственных служб организаций,распространяет их положительный опыт, проводит совещания, семинары,консультации и инструктажи по вопросам организации и методики ихработы, а также деятельности экспертных комиссий. 4.18. Рассматривает заявления, обращения и жалобы граждан,проводит прием граждан по вопросам, относящимся к компетенцииОтдела. 4.19. Внедряет в практику работы Отдела нормативно - методические документы по архивному делу и делопроизводству, прогрессивные методы труда, автоматизированные технологии обработки и поиска документной информации, передовой опыт работы. 5. Права Отделу предоставляется право: 5.1. Представлять Администрацию по всем вопросам, входящим вкомпетенцию Отдела. 5.2. Контролировать выполнение организациями – источникамикомплектования требований правил ведения делопроизводства и работыархивов организаций, а также нормативных документов органовместного самоуправления по вопросам архивного дела. 5.3. Получать от организаций – источников комплектованиянеобходимые сведения о работе по обеспечению сохранности и учетудокументов, организации их в делопроизводстве. 5.4. Запрашивать и получать от органов статистики и налоговыхорганов необходимые для работы по уточнению списков источниковкомплектования Отдела сведения о юридических лицах,зарегистрированных и действующих на территории муниципальногорайона. 5.5. Готовить проекты договоров от имени Администрации сорганизациями частной и иных форм собственности по вопросамархивного дела и делопроизводства. 5.6. Входить в состав ликвидационных комиссий организаций дляучастия в решении вопросов сохранности документов. 6. Организация работы 6.1. Отдел возглавляет начальник, назначаемый и освобождаемыйот должности главой администрации Кольского района. 6.2. Начальник Отдела: 6.2.1. Отчитывается о работе Отдела и состоянии архивного делана территории муниципального района перед Администрацией, Архивнымуправлением. 6.2.2. Разрабатывает должностные инструкции на работниковОтдела и выносит их на утверждение главой администрации Кольскогорайона, вносит предложения об их поощрении, наложении взысканий. 6.2.3. Обеспечивает соблюдение охранного и противопожарногорежимов, внедряет в практику рациональные способы хранениядокументов, определяет потребность Отдела в оборудовании иматериалах. 6.2.4. Решает вопросы выдачи документов организациям вовременное пользование. 6.2.5. Является секретарем центральной экспертной комиссииАдминистрации (ЦЭК). 6.3. Отдел осуществляет свою деятельность в соответствии справилами и инструкциями, действующими в системе Росархива, наоснове годового плана работы, утверждаемого Администрацией посогласованию с Архивным управлением. 6.4. Отдел организует выполнение возложенных на него задач какнепосредственно, так и во взаимодействии с другими органамиместного самоуправления, архивными, научными и другимиучреждениями, общественными организациями. 6.5. При смене начальника Отдела прием - передача дел иматериалов производится с участием специально созданной комиссии, всостав которой входят представители Администрации и Архивногоуправления. Акт приема-передачи утверждается главой администрацииКольского района и представляется в Архивное управление. 6.6. Местонахождение архивных фондов и архивных документов,хранящихся в Отделе, в случае исключения Отдела из структурыадминистрации устанавливается главой администрации Кольского районапо согласованию с Архивным управлением. 7. Трудовые отношения 7.1. Работники Отдела, замещающие муниципальные должностимуниципальной службы в соответствии с Реестром муниципальныхдолжностей муниципальной службы в Мурманской области, являютсямуниципальными служащими. 7.2. На работников Отдела распространяются все права,обязанности, ограничения и социальные гарантии, предусмотренные длямуниципальных служащих действующим законодательством, Уставоммуниципального района, другими правовыми актами. 8. Ответственность 8.1. Отдел несет ответственность за сохранность документов,поступивших в установленном порядке на хранение в Отдел, ихсвоевременный учет и использование; за достоверность и полнотуинформации, представляемой по архивным документам. 8.2. Начальник Отдела руководит деятельностью Отдела, несетперсональную ответственность за достижение целей деятельности ивыполнение возложенных на Отдел функций, состояние трудовой ипроизводственной дисциплины в соответствии с действующимзаконодательством и с учетом прав, предоставляемых настоящимПоложением. 8.3 Работники Отдела осуществляют свои полномочия всоответствии с должностными инструкциями, а также выполняют разовыепоручения руководства Администрации, за ненадлежащее исполнениесвоих обязанностей несут ответственность в соответствии сдействующим законодательством. Управляющий делами администрации Кольского района А.И.Пупенок