Постановление Администрации города Полярные Зори от 19.04.2006 № 386
Об утверждении Регламента администрации города Полярные Зори с подведомственной территорией
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ПОЛЯРНЫЕ ЗОРИ С ПОДВЕДОМСТВЕННОЙ ТЕРРИТОРИЕЙ МУРМАНСКАЯ ОБЛАСТЬ ПОСТАНОВЛЕНИЕ 19 апреля 2006 г. г. Полярные Зори N 386 Об утверждении Регламента администрации города Полярные Зори с подведомственной территорией Постановляю: 1. Утвердить Регламент города Полярные Зори с подведомственной территорией (приложение). 2. Начальнику отдела муниципальной службы и кадров (Попова Е.Н.) ознакомить руководителей органов управления и структурных подразделений администрации с Регламентом. 3. Руководителям органов управления и структурных подразделений администрации ознакомить сотрудников с Регламентом и осуществлять свою деятельность в строгом соответствии с его требованиями.. 4. Постановление вступает в силу с момента подписания. Глава муниципального образования Н.Н.Голдобин Р Е Г Л А М Е Н Т администрации города Полярные Зори с подведомственной территорией 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1 Регламент устанавливает общие требования к управленческой деятельности, к процедуре подготовки правовых актов администрации муниципального образования (далее – администрация) и главы муниципального образования, организации работы с документами: порядок приема, учета, подготовки, оформления, прохождения, контроля исполнения, хранения и использования документов в органах управления и структурных подразделениях администрации. 1.2 Документационное обеспечение органов управления и структурных подразделений, разработка и контроль за соблюдением единой системы делопроизводства и обучение работников его основам возлагается на отдел муниципальной службы и кадров (далее ОМСиК). 1.3 Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядок работы с документами в органах управления и структурных подразделениях администрации города возлагается на их руководителей. 1.4 Работники органов управления и структурных подразделений несут персональную ответственность за выполнение требований Регламента, сохранность, находящихся у них служебных документов. Об их утрате немедленно, в письменном виде, докладывается руководителю органа управления, руководителю структурного подразделения, далее курирующему заместителю главы муниципального образования и управляющему делами. 1.5 Порядок работы с секретными документами регламентируется специальными инструкциями. 2. ПРАВОВЫЕ АКТЫ АДМИНИСТРАЦИИ В систему правовых актов администрации входят постановления и распоряжения главы муниципального образования. Постановление – правовой акт, изданный по вопросам местного значения и вопросам, связанным с осуществлением отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления федеральными законами и законами Мурманской области. Постановления издаются в связи с назначением руководителей муниципальных предприятий, первого заместителя главы муниципального образования, заместителей главы муниципального образования, управляющего делами. Распоряжение – правовой акт, принимаемый в целях разрешения оперативных и организационных вопросов деятельности администрации, носящих оперативный характер и касающиеся трудовой деятельности работников. 2.1 Подготовка и принятие постановлений и распоряжений 2.1.1 Постановления обязательны к исполнению на территории муниципального образования всеми учреждениями, организациями, предприятиями, должностными лицами и гражданами и вступают в силу с момента подписания, если иное не определено в самом тексте документа. Распоряжения обязательны для исполнения органами управления, структурными подразделениями и муниципальными учреждениями. 2.1.2 Постановления, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, вступают в силу со дня их официального опубликования в полном тексте в печатном средстве массовой информации, учрежденном для опубликования правовых актов, если самим правовым актом не установлен иной порядок вступления в силу. Иные постановления и распоряжения вступают в силу в порядке, определенном в самом документе. 2.1.3 Правом вносить проекты правовых актов обладают: заместители главы муниципального образования, управляющий делами, руководители органов управления, структурных подразделений администрации города, депутаты Совета депутатов, органы территориального общественного самоуправления, руководители учреждений и организаций, инициативные группы граждан, общественные организации. 2.1.4 Депутаты Совета депутатов, руководители органов территориального общественного самоуправления, руководители учреждений и организаций, инициативные группы граждан, руководители общественных организаций могут инициировать подготовку проектов постановлений нормативного характера. Для этого они должны обратиться с пояснительной запиской к главе муниципального образования. В пояснительной записке должны быть отражены необходимость и экономическое обоснование принятия постановления, размер финансовых средств, необходимых на реализацию постановления, источники финансирования, круг распространения его действия. Глава муниципального образования даст поручение о рассмотрении пояснительной записки в структурном подразделении либо в органе управления администрации либо заместителем главы муниципального образования по принадлежности вопроса. Руководитель органа управления (структурного подразделения) по согласованию с заместителем главы муниципального образования, курирующим данную сферу, организует работу по подготовке проекта постановления при условии его целесообразности и обоснованности. 2.1.5 Проекты постановлений нормативного характера, внесенные гражданами в порядке правотворческой инициативы, рассматриваются на заседании коллегии администрации. 2.1.6 Согласование и визирование проекта документа с отделами, управлениями, комитетами и иными организациями, перечисленными в пунктах постановления, а также с заинтересованными организациями, должностными лицами организует автор проекта. 2.1.7 Срок подготовки проектов постановлений, распоряжений (от поручения до передачи на подпись) устанавливается в течение 10 рабочих дней, срочных – до 3 дней. Должностное лицо, дающее поручение на подготовку проекта, может установить и другой конкретный срок. 2.1.8 Проекты постановлений, распоряжений должны быть краткими, предусматривать конкретные мероприятия, четкие задания и сроки исполнения, ответственных исполнителей, наименование организаций и лиц, на которых возлагается контроль за исполнением постановлений и распоряжений. Ответственность за качество подготовки проектов постановлений и распоряжений и их исполнение возлагается на исполнителя правового акта. Если принимаемое постановление или распоряжение исключает действие ранее принятых нормативных актов, то оно должно содержать пункт о признании их утратившими силу. При необходимости в констатации принимаемых постановлений и распоряжений делается ссылка на соответствующие правовые акты. Проекты постановлений не должны превышать 4-х, а распоряжений – 2-х страниц машинописного текста через полтора интервала, не считая приложений. 2.1.9 Постановления и распоряжения оформляются в соответствии с требованиями ГОСТа (приложение N 1,2). 2.1.10 Органы управления, структурные подразделения администрации и другие организации, представляющие проекты постановлений и распоряжений, обязаны произвести их визирование (согласование). В обязательном порядке в следующей последовательности визируют: исполнитель, готовивший проект, представители заинтересованных организаций, правовой отдел. После чего визирует проект постановления или распоряжения заместитель главы муниципального образования, на которого в дальнейшем будет возложен контроль за исполнением данного документа, и который определяет конкретный срок подготовки проекта документа (ставится конкретная дата, например, до 15.01.06 г.), а также круг лиц, с кем должен быть согласован документ. Фамилия исполнителя, визы (согласование), с указанием должности и фамилии, проставляются на оборотной стороне документа в левом нижнем углу. Проект постановления или распоряжения, переданный должностному лицу на визу, рассматривается им в течение не более одного рабочего дня, а в случаях, требующих проведения экспертизы, не более 3-х рабочих дней. Срочные проекты визируются в течение 3-х часов. 2.1.11 При наличии разногласий одновременно с проектом представляется письменное заключение возражающей стороны, в котором указываются четко сформулированные дополнения или замечания по проекту. Имеющиеся разногласия по проекту постановления или распоряжения должны быть в обязательном порядке рассмотрены заместителем главы муниципального образования, курирующим вопросы, затронутые в документе. В случае снятия разногласий на листе согласования делается запись "разногласия сняты" и ставится подпись заместителя главы муниципального образования. 2.1.12 После визирования у заместителя главы муниципального образования документы печатаются. Документы печатаются в соответствии с требованиями пункта 7.33, после визирования лицами, указанными в пункте 2.1.10, передаются управляющему делами на подписание главе муниципального образования. 2.1.13 Регистрация постановлений, распоряжений не производится без предъявления электронной копии на магнитном носителе. 2.1.14 Руководители органов управления, структурных подразделений, представители учреждений и организаций, готовивших проект документа передают его в ОМСиК для проверки соответствия требованиям, предъявляемым к оформлению документов, и исправления орфографических и лингвистических ошибок. 2.1.15 После проверки ОМСиК осуществляет перезапись файлов с дискет (без занесения в базу данных) и возвращает дискету исполнителю для изготовления необходимого количества копий, сбора виз и передачи на подпись главе муниципального образования. 2.1.16 Регистрационный номер правовому документу присваивается только после подписания его главой муниципального образования или лицом, его заменяющим. Сотрудниками ОМСиК соответствующая запись делается в определенных журналах с внесением текста документа в базу данных 2.1.17 Проекты правовых актов могут быть признаны не подготовленными к подписанию и отправлены на доработку при нарушении порядка их подготовки. 2.1.18 На приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу делается пометка с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера с выравниванием по правому краю или центрируется относительно самой длинной строки Например: Приложение к постановлению главы муниципального образования г.Полярные Зори от 01.02.06 г. N 190 или 2.1.19 На документах, подлежащих утверждению, пишется гриф утверждения, который проставляется в правом верхнем углу первого листа документа с выравниванием по левому краю или центрируется относительно самой длинной строки и оформляется следующим образом: УТВЕРЖДАЮ Глава муниципального образования г.Полярные Зори Подпись Инициалы, фамилия 12.01.06 г. При необходимости дополнительных предписаний и разъяснений документ может утверждаться распоряжением или постановлением органа местного самоуправления.Например: УТВЕРЖДЕНО Распоряжением главы муниципального образования г. Полярные Зори от 16.01.06 г. N 127 2.1.20 Приложения к документу подписываются соответствующим заместителем главы муниципального образования, либо руководителем подразделения, непосредственно готовившим документ. 2.1.21 За прохождение проектов постановлений и распоряжений при их визировании отвечают руководители структурных подразделений администрации и других организаций, готовивших данные документы. Согласование проекта документа проводится с органами управления организаций, интересы которых в нем затрагиваются - внешнее согласование. Внешнее согласование документа оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования; или название документа подтверждающего согласование, его дату и номер. Например: СОГЛАСОВАНО Заместитель главы муниципального образования г. Полярные Зори Подпись Расшифровка подписи 12.12.02 г. Гриф согласования располагается на оборотной стороне документа в левом нижнем углу документа или на отдельном листе "Лист согласования". На документе делается отметка: "Лист согласования прилагается". На листе согласования проектов постановлений и распоряжений указывается фамилия и телефон непосредственного исполнителя. 2.1.22 Подписанные и зарегистрированные постановления и распоряжения передаются исполнителем специалисту (секретарю) для регистрации в журнале исходящей корреспонденции и дальнейшей рассылке сторонним организациям. Конкретным исполнителям – сотрудникам администрации постановления и распоряжения передаются под роспись на первом экземпляре с указанием даты получения документа. 2.1.23 Подлинники постановлений и распоряжений главы муниципального образования в течение 5 лет хранятся в отделе муниципальной службы и кадров. По истечении 5-летнего срока указанные документы сдаются в государственный архив на постоянное хранение. 3. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ ВОПРОСОВ, ВНОСИМЫХ АДМИНИСТРАЦИЕЙ НА РАССМОТРЕНИЕ СОВЕТОМ ДЕПУТАТОВ 3.1 Порядок подготовки проектов решений Совета депутатов определяется Регламентом Совета депутатов. 3.2 Вопросы, вносимые администрацией на рассмотрение Советом депутатов, определяются главой муниципального образования или по его поручению заместителем главы муниципального образования. 3.3 Подготовку проектов решений и прилагаемых к ним материалов, отражающих состояние дел по рассматриваемому вопросу, обеспечивают должностные лица, назначенные главой муниципального образования ответственными за подготовку вопроса. 3.4 Проект решения, вносимый на рассмотрение Советом депутатов, до рассмотрения на заседании коллегии, согласовывается с правовым отделом, заместителем главы по направлению деятельности; при расходовании средств бюджета муниципального образования – с начальником финансового отдела. 3.5 Проекты решения после рассмотрения на коллегии администрации передаются в Совет депутатов на бумажном и электронном носителе в Совет депутатов. 3.6 Решение о вынесение проекта нормативно-правового акта Совета на рассмотрение коллегии принимается главой муниципального образования. 3.7 Докладчик на Совете депутатов по проекту решения определяется главой муниципального образования либо лицом его замещающим. 3.8 В случае, если решение по обсуждаемому вопросу не принято и отправлено на доработку, подготовка материалов и процедура внесения вопроса повторяется. 4. КООРДИНАЦИЯ ТЕКУЩЕЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АДМИНИСТРАЦИИ 4.1 Для рассмотрения хода решения вопросов местного значения, координации деятельности глава муниципального образования проводит совещания: - еженедельно по понедельникам в 10.00 – с заместителями главы, руководителями органов управления и структурных подразделений администрации, руководителями жилищно-коммунального хозяйства, и иных надзорных и контрольных органов (по согласованию). Персональный состав участников совещания определяется главой муниципального образования.; - ежедневно в 9.00 с заместителями главы, управляющим делами. В случае необходимости глава муниципального образования может назначить совещание в другое время. Организационное и протокольное обеспечение совещаний, проводимых по понедельникам возлагается на отдел муниципальной службы и кадров, ежедневное – на управляющего делами. 4.2 Для оперативного решения текущих вопросов, выработки и координации действий по отдельным направлениям глава муниципального образования и его заместители проводят совещания с руководителями предприятий, учреждений и представителями общественных организаций. Формирование повестки дня, порядка проведения совещания, ведение протокола совещания, списка участников обеспечивают соответствующие структурные подразделения. Они же в течение 2 дней оформляют протокол совещания, направляют его исполнителям и контролируют исполнение поручений, данных в ходе совещания. 4.3 Для координации деятельности по решению основных вопросов социально-экономического развития муниципального образования создаются консультативные и совещательные органы (комиссии, советы и т.п.). Порядок работы консультативных и совещательных органов, вопросы, вносимые на их рассмотрение, определяются положениями. 5. ПЛАНИРОВАНИЕ РАБОТЫ АДМИНИСТРАЦИИ. 5.1 Деятельность администрации осуществляется согласно перспективному и текущему планированию. Основой для перспективного плана являются возложенные полномочия и соответствующие программы развития муниципального образования. 5.2 ОМСиК каждый месяц составляет календарный план важнейших мероприятий, проводимых в муниципальном образовании, который предоставляется в администрацию Мурманской области к 9 числу каждого месяца. 5.3 Органы управления и структурные подразделения представляют в ОМСиК ежеквартальные планы до 10 числа месяца, следующего за отчетным вместе с отчетами о проделанной работе. 5.4 Контроль за выполнением и подготовкой планов структурных подразделений осуществляют руководители подразделений. 6. КОЛЛЕГИЯ АДМИНИСТРАЦИИ ( СОВЕЩАТЕЛЬНЫЙ ОРГАН) 6.1 Коллегия администрации – совещательный орган, на рассмотрение которого вносятся вопросы и предложения по: - управлению муниципальным образованием; - планам, программам социально-экономического развития; - внесению проектов решений Совета депутатов; - проектам целевых программ муниципального образования и отчетах об их исполнении; - другим вопросам обеспечения жизнедеятельности муниципального образования и деятельности администрации; - проектам постановлений, внесенных гражданами в порядке правотворческой инициативы (должны быть рассмотрены в течение 3-х месяцев со дня внесения). 6.2 Председателем коллегии является глава муниципального образования. В случае его отсутствия функции председательствующего на заседании коллегии выполняет первый заместитель. Секретарем коллегии является управляющий делами, в случае его отсутствия – начальник ОМСиК. Количественный и персональный состав членов коллегии определяется постановлением главы муниципального образования. 6.3 Члены коллегии имеют право: - самостоятельно организовывать изучение муниципальных проблем и вносить их на обсуждение коллегии, а также проектов решений, вносимых на рассмотрение Совета депутатов; - принимать решение о вынесении конкретного вопроса на рассмотрение Совета депутатов. 6.4 В работе коллегии (по согласованию) вправе принимать участие депутаты Совета, прокурор города, руководители учреждений, предприятий и организаций, представители средств массовой информации. 6.5 Глава муниципального образования имеет право назначить закрытое заседание коллегии. На закрытом заседании присутствуют только члены коллегии. 6.6 Регламент проведения коллегии устанавливается в начале заседания. 6.7 Решения коллегии, как правило, оформляются распоряжением главы муниципального образования. 7. ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ 7.1 Печатание проектов служебных документов в вышестоящие органы и иные организации за подписью главы муниципального образования, его заместителей осуществляется специалистом ОМСиКа, на которого возложены обязанности по печатанию документов, а также соответствующего специалиста в органах управления и структурных подразделениях администрации города. 7.2 При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие их юридическую силу, оперативное и качественное их использование и поиск, а также возможность обработки с помощью средств электронной вычислительной техники. 7.3 Документ имеет юридическую силу при наличии следующих реквизитов: полного наименования администрации, наименования вида документа, заголовка, даты, регистрационного номера, текста, подписи, фамилии исполнителя (приложение N 3). Финансовые документы должны иметь реквизиты, установленные законодательством. 7.4 Фамилия исполнителя документа и номер служебного телефона печатаются на лицевой стороне в нижнем левом углу (если текст документа располагается на нескольких листах, то фамилия исполнителя и номер служебного телефона печатаются в левом нижнем углу последнего листа документа) . Реквизит печатается от левой границы текстового поля. Например: Зайцев 61515 7.5 Документы, подготовленные от имени двух и более организаций, оформляются без бланков. 7.6 Датой документа является дата его подписания; для документа, принимаемого коллегиальным органом, - дата его принятия, для утверждаемого - дата утверждения. 7.7 Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом (для финансовых документов). Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одну строчку в последовательности: число, месяц, год. Например:03.01.2006 г. или 03 января 2006 г. 7.8 Документы, направляемые в вышестоящие государственные органы власти и управления, подписываются главой муниципального образования, первым заместителем главы муниципального образования либо заместителем главы муниципального образования, исполняющим обязанности главы муниципального образования. 7.9 Документы, направляемые от имени администрации руководителям сторонних организаций и гражданам подписываются главой муниципального образования либо лицом его замещающим. 7.10 Документы, направляемые подведомственным организациям, подписываются главой муниципального образования, его заместителями. Руководители органов управления и структурных подразделений администрации города подписывают документы в пределах своей компетенции. 7.11 Документы, касающиеся финансовых обязательств (гарантии, залоги и т.д.), подписываются исключительно главой муниципального образования (либо лицом его замещающим) после согласования с должностными лицами и службами в установленном настоящим Регламентом порядке. 7.12 В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка, включающая инициалы. Например: Глава муниципального образования подпись Н.Н.Голдобин 7.13 При подписании документа нескольким должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. 7.14 При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне. 7.15 Для оценки целесообразности документа, его обоснованности, соответствия действующему законодательству проводится (визирование) согласование документа. 7.16 Согласование оформляется путем визирования документа должностными лицами. Виза включает в себя: должность визирующего, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату визирования. 7.17 Визы проставляются на листе согласования либо в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа; на внутреннем документе визы проставляются на лицевой стороне документа. 7.18 Замечания и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом: Замечания прилагаются Начальник юридического отдела Личная подпись А.С.Иванов 13.01.2006 г. 7.19 В тексте при первичном упоминании употребляются полные официальные наименования предприятий, организаций и учреждений; в последующем могут быть использованы общепринятые сокращения. 7.20 Исходящие документы оформляются на бланках. При ответах на запросы в угловом штампе указывается номер и дата документа, на который дается ответ. На втором экземпляре в правом нижнем углу пишется на какой входящий дается ответ. 7.21 Документы адресуются в организации, их структурные подразделения или конкретному лицу. 7.22 При адресовании документа в организацию или ее структурное подразделение без указания должностного лица их наименования пишут в именительном падеже.Например: Филиал концерна "Росэнергоатом" "КАС" Отдел кадров 7.23 При направлении документа должностному лицу, название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном. Например: Кольская АЭС Отдел кадров Ведущему специалисту А.И.Петрову 7.24 При адресовании документа руководителю организации наименование ее входит в состав наименования должности адресата. Например: Директору филиала концерна "Росэнергоатом" "КАС" Ю.В.Коломцеву 7.25 При адресовании документа в несколько однородных организаций их названия следует указывать обобщенно. Например: Главам администраций местного самоуправления области 7.26 Полный почтовый адрес указывается при направлении документа разовым корреспондентам в соответствии с почтовыми правилами. Например: Редакция журнала "Новый мир" ул. Ленина, 15 г.Москва, 185345 или И.П.Калинину ул. Ломоносова,12 г. Полярные Зори Мурманской области 184230 7.27 Документ не может содержать более четырех адресатов. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку, на каждом документе проставляется только один адресат. 7.28 Резолюции на документах должны быть четкими, конкретными. В состав резолюции входят: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата. Резолюция пишется на свободном месте между текстом и адресом. При наличии в резолюции нескольких исполнителей лицо, обозначенное первым, имеет право созывать соисполнителей, получать необходимую информацию, давать поручения и несет персональную ответственность за исполнение резолюции. 7.29 Переадресование документа другому исполнителю производится после письменного мотивированного обоснования на имя автора резолюции. 7.30 Приложения к документам оформляются на стандартных листах и должны иметь все необходимые для документа реквизиты: название заголовка, подписи лиц, ответственных за содержание, дату, отметку о согласовании и т.п.). 7.31 Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о них оформляется по следующей форме: Приложение: на 10 л. в 3 экз. 7.32 Если приложения в тексте не названы, то необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого: Приложение: 1. Штатное расписание на 4 л. в 3 экз. 2. Смета расходов на 3 л., в 3 экз. Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается. При наличии нескольких приложений они нумеруются. 7.33 Документы оформляются, как правило, на бланках форматов А4 (210х297мм), А5 (148х210мм). Для изготовления бланков применяется плотная бумага светлых тонов – плотность бумаги должна быть не менее 80 г/кв.м, а белизна – не менее 90%. Бумага для бланков должна быть достаточно прочной, малодеформирующейся при случайном нагреве или смачивании. Текст должен хорошо читаться. Размер шрифта должен обеспечивать незатрудненное чтение содержания документа (13), должны иметь поля размером не менее: с левого – 20мм, с верхнего и нижнего краев – 20мм, а с правого – 10мм. 8. КОНТРОЛЬ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ 8.1 ПОРЯДОК ОРГАНИЗАЦИИ КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ НОРМАТИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНОВ ВЛАСТИ И УПРАВЛЕНИЯ И ПОСТАНОВЛЕНИЙ, РАСПОРЯЖЕНИЙ ГУБЕРНАТОРА ОБЛАСТИ И ПРАВИТЕЛЬСТВА ОБЛАСТИ, РЕШЕНИЙ ОБЛАСТНОЙ ДУМЫ. 8.1.1 Поступившие в администрацию вышеперечисленные постановления, распоряжения регистрируются управляющим делами, а письма - специалистом ОМСиК и передаются на подпись главе муниципального образования, а в его отсутствие лицу, его замещающему. 8.1.2 После ознакомления с документом главы муниципального образования документ передается исполнителю согласно резолюции главы под роспись. Если резолюция состоит из двух или нескольких фамилий исполнителей, то ответственность за подготовку общего документа возлагается на исполнителя, упомянутого первым. 8.1.3 Срок исполнения поручений по вышеперечисленным документам, если он не определен в документе, устанавливается в один месяц и исчисляется с даты поступления их в администрацию. Поручения по этим документам с пометкой «срочно» исполняются в течение трех дней. Если по объективным причинам возникает необходимость продления срока исполнения, то сотрудник, на которого возложены обязанности по исполнению данного документа не позднее, чем за 3 дня до истечения срока должен представить на имя главы муниципального образования мотивированную служебную записку с предложением о продлении срока. 8.1.4 После исполнения документа исполнитель снимает его с контроля, о чем ставится отметка в журнале регистрации документов. 8.2 ПОРЯДОК ОРГАНИЗАЦИИ КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ПОСТАНОВЛЕНИЙ И РАСПОРЯЖЕНИЙ ГЛАВЫ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ 8.2.1 Контроль за ходом выполнения постановлений и распоряжений главы муниципального образования возлагается на специалиста ОМСиК. 8.2.2 Непосредственно организацию и проверку исполнения постановлений и распоряжений осуществляют исполнители документов. Если постановление или распоряжение контролируется несколькими структурными подразделениями администрации, то координирует работу подразделение, указанное в документе первым или по предложению которого он принят. 8.2.3 Формы и методы работы, обеспечивающие решение поставленных в постановлениях и распоряжениях вопросов в установленные сроки, органы управления, структурные подразделения или их работники, контролирующие выполнение постановлений и распоряжений, определяют самостоятельно. 8.2.4 Постановления и распоряжения главы муниципального образования, принятые по одному вопросу или в развитие вопроса, контролируются как единый документ. 8.2.5 Сроки исполнения постановления, распоряжения или отдельных его пунктов определяются в самом документе. 8.2.6 Постановления и распоряжения снимаются исполнителем с контроля в случае исполнения документа в 5-дневный срок истечения срока контроля. 8.3 КОНТРОЛЬ ЗА ПРОХОЖДЕНИЕМ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ 8.3.1 Корреспонденция, адресованная администрации, принимается специалистом ОМСиК (секретарь) и регистрируется им в специальном журнале. Служебные записки от имени руководителей органов управления, структурных подразделений, муниципальных учреждений, направляемые в адрес главы муниципального образования, при необходимости регистрируются в специальном журнале специалистом (секретарем). 8.3.2 Телеграммы принимаются и доставляются по назначению немедленно, остальная корреспонденция – в течение дня. 8.3.3 Соглашения, договоры, заключенные администрацией, регистрируются и хранятся в соответствующих отделах. Контроль за их исполнением возлагается на органы управления и структурные подразделения администрации, готовившие соглашения или договора. 8.3.4 Документы, не прошедшие регистрацию, на рассмотрение не принимаются. 8.3.5 В соответствии с резолюцией главы муниципального образования, его заместителей документы направляются исполнителям под роспись. 8.3.6 После того, как документ будет обработан, исполнитель снимет его с контроля. 9. КОНТРОЛЬ ЗА ПРОХОЖДЕНИЕМ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ В СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ АДМИНИСТРАЦИИ 9.1 Руководители органов управления и подразделений администрации назначают ответственного за ведение делопроизводства по отделу, который обеспечивает регистрацию и прохождение документов в установленные сроки. 9.2 По окончании года исполненные и оформленные в дела документы образуют текущий архив отдела. 10. РАССМОТРЕНИЕ ПИСЕМ И ОРГАНИЗАЦИЯ ПРИЕМА ГРАЖДАН 10.1 Поступившие письма граждан и ответы их рассмотрения регистрируются в отдельном журнале с использованием компьютерной программы. Анонимные письма рассмотрению не подлежат. 10.2 В зависимости от содержания письма передаются главе муниципального образования и его заместителям. Не допускается направление писем и жалоб на рассмотрение должностным лицам, действия которых в них обжалуются. 10.3 Обращения граждан, требующие дополнительного изучения, рассматриваются, как правило, в срок не более месяца после их регистрации, по остальным 15 дней. Срок рассмотрения может быть продлен лицом, давшим поручение, о чем исполнитель сообщает автору письма. Если письмо или поручение по устному обращению поступило из вышестоящих органов, то срок его рассмотрения может быть продлен с разрешения этих органов. 10.4 На каждое письменное обращение автору дается письменный ответ. Повторные обращения, на которые ранее давались аргументированные ответы, с разрешения главы муниципального образования и его заместителей могут в дальнейшем не рассматриваться, о чем сообщается заявителю. 10.5 После письменного ответа автору обращения данный документ снимается с контроля. 10.6 Прием граждан в администрации города ведется по записи 2 раза в месяц (1,3 понедельник месяца). 10.7 Предварительная беседа с гражданами, запись на прием, организация и проведение личного приема возлагаются на специалиста отдела муниципальной службы и кадров. Данные о гражданах, записанных на прием, заносятся в компьютер и в специальные карточки, контроль за сроками исполнения принятых на приеме решений осуществляет специалист отдела муниципальной службы и кадров. 10.8 Специалист отдела муниципальной службы и кадров ведет учет письменных и устных обращений, два раза в год готовит руководству анализ устных и письменных обращений граждан. 10.9 Специалист отдела муниципальной службы и кадров осуществляет контроль за своевременным и качественным рассмотрением устных и письменных обращений граждан. 11. О ГЕРБОВОЙ ПЕЧАТИ 11.1 Гербовой печатью администрации заверяются подписи главы, его заместителей, а также (в случаях, предусмотренных правовыми актами) подписи начальников отделов. Гербовая печать проставляется на удостоверениях должностных лиц, актах приема выполненных работ, договорах, финансовых документах на получение денежных средств, а также на доверенностях на право представлять интересы администрации в судебных органах, командировочных удостоверениях (лицевая сторона), трудовых договорах, представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями), гарантийные письма, штатные расписания и изменения к ним, копии документов. 11.2 Ответственность за хранение, учет, законность пользования гербовой печатью администрации возлагается на ОМСиК. 11.3 Печать проставляется таким образом, чтобы оттиск затрагивал название должности и подлинную подпись лица, подписавшего документ. 12. ЗАВЕРЕНИЕ КОПИЙ ДОКУМЕНТОВ 12.1 Заверение копии документа производится в целях удостоверения ее соответствия подлиннику. Копия может быть изготовлена машинописным способом либо на копировальной технике. 12.2 При изготовлении копии машинописным способом текст документа перепечатывается полностью, включая элементы бланка. Копия должна полностью соответствовать подлиннику. 12.3 Заверительная надпись составляется по форме: вначале пишется слово "верно", далее указывается должность лица, заверившего копию, ставится его личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия) и дата заверения копии; заверительная подпись удостоверяется гербовой печатью. 12.4 Заверение копий нормативно-правовых актов администрации осуществляет отдел муниципальной службы и кадров. 13. ДЕЖУРСТВО В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА В выходные и праздничные дни домашнее дежурство осуществляют глава муниципального образования, заместители главы, руководители подразделений. График дежурства составляется на следующий месяц специалистами отдела муниципальной службы и кадров. Графики направляются в диспетчерскую службу ЖКХ, ГОВД, на вахту администрации для сведения охраны. 14. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ Муниципальные служащие несут ответственность за выполнение требований настоящего регламента. 15. ВНЕСЕНИЕ ИЗМЕНЕНИЙ И ДОПОЛНЕНИЙ В РЕГЛАМЕНТ Внесение изменений и дополнений в Регламент осуществляется постановлением главы муниципального образования в установленном порядке. Проект постановления о внесении изменений и дополнений в регламент готовит ОМСиК. Приложение N 1 АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ПОЛЯРНЫЕ ЗОРИ С ПОДВЕДОМСТВЕННОЙ ТЕРРИТОРИЕЙ МУРМАНСКАЯ ОБЛАСТЬ ПОСТАНОВЛЕНИЕ ____________ 2006 г. N____ г.Полярные Зори Краткое содержание постановления печатается через 1 интервал полужирным шрифтом Весь текст постановления печатается 13 шрифтом, через 1,5 интервала, текст на странице располагается по ширине листа ..... постановляю: 1. Красная строка выставляется табулятором .Поля на документе: верхнее, правое, нижнее – 2 см, левое – 2,8 см. 2. Между реквизитами, кратким содержанием и текстом документа 2 интервала. 3. Между текстом и реквизитом «Подпись» 3 интервала. Реквизит подпись печатается через 1 интервал, если оформляется в 2 строки. Глава муниципального образования Н.Н.Голдобин Если текст документа превышает 1 страницу то на последней странице реквизит "Подпись" оформляется: Глава муниципального образования г.Полярные Зори Н.Н.Голдобин ФИО исполнителя, рассылка и визы согласования пишутся на оборотной стороне документа в левом нижнем углу Визы согласования (печатаются только те, которые необходимы, шрифт 13) 1 зам.главы мо_____________________ Зам.главы мо______________________ Начальник ОБУиО_________________ Правовой отдел____________________ Начальник ОЭР____________________ Начальник ФО_____________________ Начальник ГОРОО__________________ Начальник ОСЗН___________________ Начальник ОТ и ЗПП________________ Начальник ОМСиК__________________ Председатель КУМИ_________________ Начальник ОУРЖ____________________ Начальник отд.культуры______________ Начальник ОАиГ____________________ Иванов 1 – в дело, 1 – прокуратура и т.д. РАСПОРЯЖЕНИЕ ____________ 2006 г. N ____ г.Полярные Зори Краткое содержание распоряжения печатается через 1 интервал полужирным шрифтом Весь текст постановления печатается 13 шрифтом, через 1,5 интервала, текст на странице располагается по ширине листа. 1. Красная строка выставляется табулятором .Поля на документе: верхнее,правое, нижнее – 2 см, левое – 2,8 см. 2. Между реквизитами, кратким содержанием и текстом документа 2 интервала. 3. Между текстом и реквизитом "Подпись" 3 интервала. Реквизит подпись печатается через 1 интервал, если оформляется в 2 строки. Глава муниципального образования Н.Н.Голдобин Если текст документа превышает 1 страницу то на последней странице реквизит "Подпись" оформляется: Глава муниципального образования г.Полярные Зори Н.Н.Голдобин ФИО исполнителя, рассылка и визы согласования пишутся на оборотной стороне документа в левом нижнем углу. Визы согласования (печатаются только те, которые необходимы, шрифт 13) 1 зам.главы мо_____________________ Зам.главы мо______________________ Начальник ОБУиО_________________ Правовой отдел____________________ Начальник ОЭР____________________ Начальник ФО_____________________ Начальник ГОРОО__________________ Начальник ОСЗН___________________ Начальник ОТ и ЗПП________________ Начальник ОМСиК__________________ Председатель КУМИ_________________ Начальник ОУРЖ____________________ Начальник отд.культуры______________ Начальник ОАиГ____________________ Иванов 1 – в дело, 1 – прокуратура и т.д.