Распоряжение Администрации города Полярные Зори от 24.03.2005 № 34р
Об утверждении Положения о постоянно действующей центральной экспертной комиссии (ЦЭК) администрации г. Полярные Зори
АДМИНИСТРАЦИЯ Г. ПОЛЯРНЫЕ ЗОРИ МУРМАНСКОЙ ОБЛАСТИ РАСПОРЯЖЕНИЕ 24 марта 2005 г. г. Полярные Зори N 34р Об утверждении Положения о постоянно действующей центральной экспертной комиссии (ЦЭК) администрации г. Полярные Зори В соответствии с Положением об архивном отделе администрации г. Полярные Зори для решения задач по обеспечению качественного отбора, комплектования и учета документов Архивного фонда Мурманской области: 1. Утвердить Положение о постоянно действующей центральной экспертной комиссии (ЦЭК) администрации г. Полярные Зори (приложение N 1). 2. Утвердить состав постоянно действующей центральной экспертной комиссии (ЦЭК) администрации г. Полярные Зори (приложение N 2). 3. Управляющему делами администрации (Агеева Я.М.) обеспечить работу ЦЭК в соответствии с утвержденным Положением. 4. Назначить ответственным за ведение архива администрации Кайсину О.К., специалиста 1 категории отдела муниципальной службы и кадров. 5. Распоряжения администрации г. Полярные Зори N 244р от 30.11.1994 г. "О создании ЭК и назначении ответственного за делопроизводство и архив", N 164р от 17.07.1996 г. "О внесении изменений в состав ЭК", N 24р от 05.02.1997 г. "О внесении изменений в состав ЭК", N 76р от 06.11.2001 г. "О внесении изменений в состав экспертной комиссии" считать утратившими силу. Глава муниципального образования В. Гончаренко Приложение N 1 ПОЛОЖЕНИЕ о постоянно действующей центральной экспертной комиссии (ЦЭК) администрации г. Полярные Зори 1. Общие положения 1.1. Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение. 1.2. Для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности, отбору и подготовке к передаче на хранение документов Архивного фонда Мурманской области, включая управленческую, научно-техническую, машиночитаемую и другую специальную документацию, по определению сроков хранения и выделения к уничтожению документов, находящихся на хранении структурных подразделений администрации г. Полярные Зори, ликвидируемых юридических лиц и подведомственных учреждений создается постоянно действующая центральная экспертная комиссия (ЦЭК). 1.3. Состав ЦЭК утверждается распоряжением главы муниципального образования г. Полярные Зори Мурманской области из числа наиболее квалифицированных специалистов структурных подразделений под председательством управляющего делами администрации. Секретарем комиссии является специалист отдела муниципальной службы и кадров, ответственный за ведение архива администрации. В состав комиссии включается руководитель архивного отдела администрации. 1.4. ЦЭК является совещательным органом. Ее решения вступают в силу после утверждения главой муниципального образования, а в случае необходимости - после утверждения ЭПК архивного управления Мурманской области. 1.5. В своей работе ЦЭК руководствуется Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, Законом об Архивном фонде Мурманской области и архивах, правовыми актами Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению управления, типовыми и ведомственными перечнями управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, нормативно-методическими рекомендациями Федеральной архивной службы России и Архивного управления Мурманской области в области архивного дела, нормативными и распорядительными документами администрации г. Полярные Зори, а также настоящим Положением. ЦЭК определяет совместно с архивным отделом порядок отбора документов на хранение и уничтожение в организации, организует экспертизу ценности документов и осуществляет контроль за ее проведением. 2. Основные задачи ЦЭК 2.1. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в процессе формирования дел; 2.2. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к передаче в архивный отдел администрации; 2.3. Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение в архивный отдел администрации. 3. Основные функции ЦЭК 3.1. Организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения; 3.2. Рассмотрение и вынесение на утверждение и согласование с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) Архивного управления Мурманской области проектов номенклатур дел структурных подразделений администрации, ликвидируемых юридических лиц и подведомственных учреждений, описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения и утративших научно-историческую и практическую ценность, не подлежащих хранению, а также актов об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного хранения и по личному составу; 3.3. Подготовка и вынесение на рассмотрение ЭПК Архивного управления Мурманской области предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями; 3.4. Участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организациях и учреждениях муниципального образования. 3.5. Оказание методической и практической помощи структурным подразделениям администрации, ликвидируемым юридическим лицам и подведомственным учреждениям при проведении экспертизы ценности документов, а также при подготовке и передаче документов на хранение. 4. Права ЦЭК Центральная экспертная комиссия имеет право: 4.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации специалистам структурных подразделений администрации, организациям и подведомственным учреждениям по вопросам разработки номенклатуры дел, описей дел постоянного хранения и по личному составу, упорядочения и оформления документов; 4.2. Требовать от руководителей структурных подразделений администрации, ликвидируемых юридических лиц и подведомственных учреждений розыска недостающих дел или предоставления письменного объяснения причины утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного сроков хранения, в том числе документов по личному составу; 4.3. Запрашивать от структурных подразделений, ликвидируемых юридических лиц и подведомственных учреждений - источников комплектования необходимые для определения ценности и сроков хранения документов сведения; 4.4. Осуществлять проверки состояния делопроизводства и архива в структурных подразделениях администрации и подведомственных учреждениях, заслушивать на своих заседаниях ответственных за делопроизводство и архив специалистов о качестве оформления и формирования дел, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов постоянного, долговременного хранения и по личному составу, о причинах утраты документов. 4.5. Приглашать на заседания ЦЭК в качестве консультантов специалистов структурных подразделений администрации, архивного отдела администрации, а также в случае необходимости работников Архивного управления Мурманской области. 4.6. Не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки дела, сформированные и оформленные с нарушением установленных правил. 4.7. Информировать главу муниципального образования г. Полярные Зори по вопросам деятельности ЦЭК. 5. Организация работы ЦЭК 5.1. ЦЭК проводит заседания в соответствии с планом работы архивного отдела администрации и по мере необходимости, но не реже двух раз в год. Поступающие на рассмотрение ЦЭК документы рассматриваются на ее заседаниях не позднее, чем через 10 дней. 5.2. Заседания ЦЭК протоколируются. Протоколы подписываются председателем и секретарем комиссии. Решения ЦЭК вступают в силу после утверждения главой муниципального образования. Протоколы ЦЭК, содержащие решения об одобрении проектов типовых и примерных номенклатур дел, об изменении сроков хранения документов, установленных типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков их хранения, а также типовыми и примерными номенклатурами дел, утверждаются главой муниципального образования только после их рассмотрения ЭПК Архивного управления Мурманской области. 5.3. Заседания ЦЭК и принятые на них решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины присутствующих членов комиссии. Решения принимаются простым большинством голосов присутствующих на заседании членов. При разделении голосов поровну решение принимает председатель Центральной экспертной комиссии. 5.4. Ведение делопроизводства ЦЭК, ответственность за сохранность и использование ее документов, а также контроль за исполнением принятых ЦЭК решений возлагается на секретаря комиссии. Приложение N 2 СОСТАВ постоянно действующей центральной экспертной комиссии администрации г. Полярные Зори ----------------------------------------------------------------------| Председатель | - Агеева Я.М., управляющий делами || комиссии | администрации г. Полярные Зори; |----------------------|-----------------------------------------------| Секретарь комиссии | - Кайсина О.К., специалист 1 категории || | отдела муниципальной службы и кадров; |----------------------|-----------------------------------------------| Члены комиссии: | Тимофеева М.А., ведущий специалист архивного || | отдела; || | |----------------------|-----------------------------------------------| | Попова Е.Н., заместитель начальника отдела || | муниципальной службы и кадров. |----------------------------------------------------------------------