Постановление Администрации Кольского района от 18.08.2008 № 586
Об утверждении Регламента работы администрации муниципального образования Кольский район Мурманской области
Администрация муниципального образования Кольский район Мурманской области П О С Т А Н О В Л Е Н И Е от 18.08.2008 г.Кола N 586 Утратил силу - Постановление Администрации Кольского района от 25.06.2010 г. N 580 Об утверждении Регламента работы администрации муниципального образования Кольский район Мурманской области (В редакции Постановления Администрации Кольского района от 09.10.2008 г. N 772) п о с т а н о в л я ю: 1. Утвердить Регламент работы администрации муниципального образования Кольский район Мурманской области. 2. Считать утратившими силу постановления Главы муниципального образования "Кольский район" Мурманской области от 02.08.2004 N 28. Глава администрации муниципального образования Кольский район Мурманской области В.И.Полиэктов УТВЕРЖДЕН постановлением администрации муниципального образования Кольский район Мурманской области от 18.08.2008 N 586 РЕГЛАМЕНТ РАБОТЫ администрации муниципального образования Кольский район Мурманской области 1. Общие положения 1.1. Настоящий Регламент работы администрации муниципального образования Кольский район Мурманской области (далее - Регламент) в соответствии с законодательством Российской Федерации, законодательством Мурманской области, Уставом муниципального образования Кольский район Мурманской области, решением Совета депутатов муниципального образования Кольский район Мурманской области от 27.12.2007г. N 22/3, положениями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) устанавливает: 1.1.2. Основные правила организации и обеспечения деятельности администрации Кольского района по реализации своих полномочий. 1.1.3. Общие требования к управленческой деятельности, подбору и расстановке кадров, организации работы с документами. 1.2. Контроль за соблюдением требований настоящего Регламента и методическое руководство организацией делопроизводства возлагается на управление делами администрации. 1.3. Ответственность за соблюдение установленных настоящим Регламентом требований и порядка работы с документами и обращениями граждан возлагается на руководителей структурных подразделений администрации. 1.4. Работники администрации несут персональную ответственность за выполнение требований настоящего Регламента, сохранность находящихся у них служебных документов. При увольнении или перемещении, работник администрации обязан отчитаться руководителю структурного подразделения о находящихся у него на исполнении и требующих оперативного рассмотрения документов и обращений граждан. Также, по указанию руководителя структурного подразделения, документы и ключи от сейфа передаются по акту другому работнику. 2. Планирование работы 2.1. Планирование работы в структурных подразделениях администрации ведется ежемесячно, с утверждением планов работ заместителем Главы администрации и управляющим делами администрации, курирующими данные направления деятельности. Утвержденные планы работ предоставляются в управление делами администрации не позднее 9 числа текущего месяца. 2.2. В план также включаются вопросы, требующие рассмотрения на аппаратных совещаниях при Главе администрации. 2.3. Управление делами, на основании представленных структурными подразделениями планов, составляет календарный план мероприятий, проводимых в учреждениях Кольского района. 2.4. Контроль выполнения календарного плана мероприятий осуществляет управление делами. Внесение изменений и дополнений в утвержденный план мероприятий допускается только по решению Главы администрации или лица, его замещающего. 3. Подготовка и проведение совещаний, заседаний комиссий 3.1. В целях осуществления координации работы структурных подразделений администрации, решения текущих управленческих задач по различным направлениям деятельности проводятся рабочие совещания, в которых принимают участие заместители главы администрации, управляющий делами, руководители структурных подразделений. 3.2. Рабочие совещания у Главы администрации проводятся каждую пятницу в 14 часов. 3.3. На рабочем совещании заслушиваются отчеты о работе структурных подразделений администрации, а также отчеты и информации о ходе выполнения постановлений администрации, Правительства Мурманской области, решений аппаратных и рабочих совещаний. 3.4. В целях рассмотрения наиболее важных, требующих коллективного обсуждения вопросов социально-экономического развития и жизнеобеспечения населения района, проводятся оперативные совещания у Главы администрации. 3.5. Организационное обеспечение совещаний, техническое обслуживание, своевременное оповещение должностных лиц, приглашенных на совещание, о времени проведения и рассматриваемых вопросах, возлагается на управление делами администрации. 3.6. Документы, принятые на совещании за основу, дорабатываются с учетом высказанных предложений в течение 4-х рабочих дней (если не установлено другого срока) и представляются на подпись Главе администрации. 3.7. Ведение протоколов, рассылка и контроль их исполнения осуществляется управлением делами администрации. 3.8. Тематика, сроки проведения оперативных совещаний определяются Главой администрации, заместителями главы, управляющим делами администрации. 3.9. Внеплановые совещания, проводимые структурными подразделениями администрации, осуществляются по согласованию с заместителями главы и управляющим делами администрации. 3.10. На совещаниях, проводимых заместителями Главы администрации, управляющим делами администрации - кураторами, ведение протоколов, рассылка решений и контроль их исполнения, осуществляется работниками структурных подразделений администрации, принимающих участие в работе совещаний. 3.11. Тематика совещаний, проводимых заместителями Главы администрации - кураторами, управляющим делами администрации, определяется ими самостоятельно, с учетом предложений руководителей структурных подразделений. 3.12. В целях оптимизации решения задач по социально- экономическим вопросам и жизнеобеспечения населения района, в администрации создаются рабочие комиссии с привлечением специалистов администрации, представителей муниципальных образований городских и сельских поселений района и компетентных организаций. Организационное обеспечение заседаний комиссий, своевременное оповещение их участников, ведение протоколов, рассылка и контроль их исполнения осуществляется секретарями комиссий. 3.13. В целях совершенствования взаимодействия администрации Кольского района с отделениями политических партий и общественных организаций района, наиболее полного учета их рекомендаций и предложений при подготовке нормативных правовых актов по общественно- политическим, правовым, законодательным, социально- экономическим вопросам создано Кольское районное общественное собрание. 3.14. Организационное, материально-техническое, информационно- методическое обеспечение деятельности Собрания осуществляет управление делами администрации. 3.15. С целью рассмотрения вопросов обороны, мобилизационной подготовки и гражданской обороны созывается суженное заседание. Состав и порядок рассмотрения вопросов и принятия решений суженного заседания устанавливаются законодательством Российской Федерации и нормативными правовыми актами Мурманской области. 4. Основные требования к подготовке и оформлению документов 4.1. В состав основных организационно - распорядительных документов администрации Кольского района входят: постановления, распоряжения, инструкции, протоколы, акты, договоры, письма. 4.2. При подготовке и оформлении документов используются следующие реквизиты: - Герб муниципального образования; - наименование автора документа (администрация муниципального образования Кольский район Мурманской области); - наименование вида документа; - дата документа; - регистрационного номера документа; - заголовок к тексту; - текст; - подпись; - фамилии исполнителя и номер его телефона. В процессе подготовки и оформления документов состав реквизитов может быть дополнен. Дополнительными реквизитами документов являются: - адресат; - гриф утверждения документа; - отметка о наличии приложения; - гриф о согласовании документа; - оттиск печати; - отметка о заверении копии; Финансовые документы должны иметь реквизиты, установленные законодательством. 4.3. Заголовок должен быть кратким и емким, точно отражать содержание документа, грамматически согласован с названием документа. Например: постановление, письмо (о чем?), протокол (чего?). 4.4. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата принятия решения. Дата документа оформляется арабскими цифрами, разделенными точкой, в следующей последовательности: день, месяц, год. День и месяц оформляются двумя парами цифр, год – четырьмя цифрами. Например: 03.11.2008. Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера документа, индекса дела по номенклатуре. В целях оперативного поиска исполнителя документа впереди исходящего номера через дробь ставится индекс структурного подразделения. Индексы структурных подразделений прилагаются (приложение N 2). 4.5. Текст документа излагается четко, логично, кратко. При первичном упоминании предприятий, организаций и учреждений в тексте воспроизводится их полное наименование, в последующем могут быть использоваться общепринятые сокращения и аббревиатуры. 4.6. В реквизит подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка. Подписание документа, на котором обозначена подпись одного должностного лица, другим должностным лицом не допускается. 4.7. Фамилия исполнителя и номер его служебного телефона указываются в левом нижнем углу последнего листа служебного письма. 4.8. Для оценки целесообразности документа, его обоснованности, соответствия действующему законодательству проводится согласование документа, которое оформляется путем визирования должностными лицами. Виза проставляется на листе согласования к данному документу и включает в себя личную подпись визирующего, ее расшифровку и дату визирования. Замечания и дополнения к проекту документа излагают на отдельном листе, о чем при визировании делается отметка: "Замечания прилагаются". 4.9. Служебная информация, содержащаяся в проектах постановлений и распоряжений администрации, других служебных документах, не подлежит разглашению. Работники администрации, допустившие разглашение служебной информации, несут ответственность в соответствии с законодательством. 5. Организация документооборота (прием, регистрация, контроль за прохождением, отправка служебных документов) 5.1. Корреспонденция, адресованная Главе администрации, принимается и регистрируется управлением делами администрации в день поступления. Корреспонденция, адресованная в структурные подразделения администрации передается на регистрацию в эти подразделения. Документы, не подлежащие регистрации сразу направляются исполнителям или структурным подразделениям. Перечень документов, не подлежащих регистрации, прилагается (приложение N 1). Документы срочного характера принимаются управлением делами и доставляются по назначению немедленно, остальная корреспонденция - в течение рабочего дня. 5.2. Документы, в зависимости от их содержания, докладываются Главе администрации, заместителям Главы администрации, управляющему делами администрации и, в соответствии с резолюцией, направляются исполнителям под роспись. Документы, не прошедшие регистрацию, к рассмотрению не принимаются. 5.3. Резолюция на документе должна быть лаконичной, четкой, конкретной и включать фамилию исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись автора и дату. Резолюция пишется на свободном месте между текстом и адресом. При наличии в резолюции нескольких исполнителей, лицо, обозначенное первым, имеет право созывать соисполнителей, получать необходимую информацию, давать поручения и несет персональную ответственность за исполнение поручения. 5.4. Переадресование документа другому исполнителю производится только после письменного согласия лица, поручившего рассмотреть документ и только через управление делами администрации, где документ проходил первоначальную регистрацию. 5.5. Документы с поручениями, а также требующие исполнения и ответа, ставятся на контроль в управлении делами администрации 5.6. О выполнении поручения в установленный срок исполнители представляют письменную информацию на имя должностного лица, давшего поручение, вместе с копией входящего документа. При отсутствии замечаний к представляемой информации, документ закрывается делопроизводством визой: "В дело", дата, подпись; либо "снять с контроля", дата, подпись; а также исходящим номером и датой письма, направленного в ответ. 5.7. В случае, когда по объективным причинам возникает необходимость продления срока исполнения поручения исполнитель, не позднее контрольного срока, должен подготовить за подписью Главы администрации, мотивированную просьбу по этому вопросу. 5.8. Документы, направляемые в вышестоящие органы государственной власти и управления, подписываются Главой администрации, а в случае его отсутствия – заместителем Главы администрации, на которого распоряжением возложено исполнение обязанностей Главы администрации. Документы, направляемые от имени администрации Кольского района сторонним и подведомственным организациям, подписываются Главой администрации, заместителями главы администрации, управляющим делами администрации. Документы, направляемые от имени администрации Кольского района передаются в управление делами для регистрации и отправки. 5.9. Документы, направляемые структурными подразделениями сторонним и подведомственным организациям, регистрируются в структурных подразделениях. 5.10. Документы, касающиеся финансовых обязательств (гарантии, залоги и т.д.), подписываются исключительно Главой администрации после согласования с должностными лицами и службами в установленном настоящим Регламентом и специальными положениями порядке. 5.11. Регистрация поступающих в администрацию секретных документов, доведение их содержания в части касающейся до исполнителей и контроль их исполнения осуществляется отделом безопасности администрации. Порядок работы с секретными документами регламентируется специальными Инструкциями. 5.12. Передача документов на хранение в архивный отдел осуществляется согласно утвержденной номенклатуры дел. 6. Подготовка и издание постановлений и распоряжений 6.1. Постановления администрации - правовые акты нормативного характера, регулирующие наиболее важные вопросы социально- экономического развития и жизнеобеспечения населения Кольского района, устанавливающие нормы, правила, принятые администрацией Кольского района в пределах ее компетенции. Распоряжения – правовые акты ненормативного характера по оперативным и текущим вопросам и имеющие обязательную силу для должностных лиц структурных подразделений администрации Кольского района, которым они адресованы. 6.2. Подготовка постановлений и распоряжений администрации осуществляется на основании поручений Главы администрации, управляющего делами и заместителей главы администрации или по инициативе руководителей структурных подразделений администрации, руководителей ведомств и заинтересованных организаций. 6.3. Постановления и распоряжения администрации подписываются Главой администрации, а в случае его отсутствия - заместителем главы администрации, на которого распоряжением возложено исполнение обязанностей Главы администрации. 6.4. Постановления (распоряжения) не должны противоречить Конституции РФ, Федеральным Законам, Указам Президента РФ, Законам Мурманской области, решениям Совета депутатов, Уставу муниципального образования Кольский район. 6.5. Срок подготовки проектов постановлений (распоряжений), от поручения до передачи на подпись, устанавливается до 10 рабочих дней, срочных - до 3 дней. 6.6. При подготовке проектов постановлений (распоряжений) необходимо соблюдать следующие требования: 6.6.1. Заголовок к тексту дается в краткой форме, точно отражает его содержание, формулируется в виде ответа на вопрос " о чем (о ком)?" и располагается в центральной части листа перед текстом документа. 6.6.2. Текстовая часть постановлений (распоряжений) подразделяется на констатирующую (преамбулу) и постановляющую (распорядительную) части. В констатирующей части указываются причины, основания, цели принятия постановлений (распоряжений). В этой части, при необходимости, устанавливается взаимосвязь с ранее изданными нормативными правовыми актами и другими документами по данному вопросу. В тексте документов, подготовленных на основании и в развитие раннее изданных нормативных правовых и распорядительных актов, указываются их реквизиты: название вида документа, наименование автора документа, дата, регистрационный номер, (например: в соответствии с постановлением Правительства Мурманской области от 27.12.2001 N 265ПП/9 "О порядке разработки, утверждения и реализации региональных целевых программ Мурманской области"). Нормативные предписания в констатирующую часть не включаются. Констатирующая часть постановлений администрации завершается словом "п о с т а н о в л я ю:", после которого ставится двоеточие. Если содержание постановлений (распоряжений) не нуждается в пояснении или обосновании, текст может содержать только постановляющую (распорядительную) часть. 6.6.3. Проекты постановлений (распоряжений) должны быть краткими и конкретными, с указанием лиц на которых возлагается контроль за их исполнением. 6.6.4. Положения проекта оформляются, как правило, в виде статей или пунктов, имеющих единую (сквозную) нумерацию арабскими цифрами. Статьи могут разделяться на части и пункты. Пункты могут разделяться на подпункты, обозначаемые арабскими цифрами. 6.6.5. В постановляющей (распорядительной) части документа в повелительной форме указывается кому, в какой срок и какие действия предписывается выполнить. В том случае, если управленческое действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт акта должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя в дательном падеже. Если в качестве исполнителя указывается структурное подразделение, после названия его в скобках указываются фамилия и инициалы его руководителя. 6.6.6 Проекты постановлений (распоряжений) в распорядительной части должны содержать пункты, предусматривающие: - сроки исполнения поручений (если таковые содержатся в проектах); - указания по опубликованию в официальных изданиях (в обязательном порядке для актов, затрагивающих права, свободы и обязанности человека и гражданина); - указания о признании утратившими силу ранее принятых по этому вопросу актов (пунктов акта) с указанием их даты, номера и заголовка, если вновь принимаемый нормативный правовой акт отменяет их или какие-то их положения (отменяемые постановления или распоряжения прилагаются к проекту). 6.6.7. Если в тексте дается ссылка на приложение ("согласно приложению", "приложение"), то на первой странице приложения в правом верхнем углу помещается надпись с указанием названия нормативного правового (распорядительного) акта, его даты и номера по форме: Приложение к постановлению (распоряжению) администрации муниципального образования Кольский район Мурманской области от 18.08.2008 N 586 При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами, перед которыми ставится знак "N" (приложение N 1, приложение N 2 и т.д.). Если в тексте акта записано: "утвердить прилагаемое Положение, состав комиссии или иной документ", то в прилагаемом для утверждения документе перед заголовком в правом верхнем углу помещается гриф: Утвержден (в роде, соответствующем виду документа) постановлением (распоряжению) администрации муниципального образования Кольский район Мурманской области от 18.08.2008 N 586 Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру последнего листа приложения, длиной 3-4 см. Прилагаемые сметы, расчеты подписываются управляющим делами, заместителями Главы администрации, по курируемым направлениям деятельности или руководителями структурных подразделений. 6.6.8. Если в акте неоднократно употребляется то или иное понятие, то при первом упоминании приводится его полное и в скобках сокращенное наименование. Например: "Утвердить положение "О проведении аттестации муниципальных служащих" (далее - Положение) Единый подход к оформлению издаваемых постановлений (распоряжений) администрации муниципального образования Кольский район Мурманской области прилагается (приложение N 3). 6.7. Ответственность за качество исполнения, сроков подготовки и своевременность прохождения согласования проектов постановлений (распоряжений) возлагается на руководителей структурных подразделений и непосредственных исполнителей, готовивших проект. Проекты постановлений (распоряжений) визируются в следующей последовательности: - руководитель структурного подразделения, готовившего проект; - зам. главы администрации; - управляющий делами администрации; - юрист администрации; - начальник финансового отдела (в случае, если в проекте постановления или распоряжения, предусматриваются расходы из районного бюджета); - руководители других заинтересованных структурных подразделений; - руководители заинтересованных организаций. Проект постановления (распоряжения), переданный должностному лицу на согласование, рассматривается им в течение 1 рабочего дня, а в случаях, требующих проведения экспертизы, не более 5 рабочих дней. Срочные проекты визируются в течение 3-х часов. 6.8. При наличии замечаний, одновременно с проектом постановления (распоряжения), представляются письменные заключения возражающей стороны, в которых указываются четко сформулированные дополнения или замечания по проекту. Имеющиеся замечания должны быть в обязательном порядке рассмотрены управляющим делами, заместителем главы администрации - куратором, а в случае их снятия, на листе согласования делается запись: "Замечания сняты" и ставится подпись и дата. 6.9. Должностные лица, разработавшие проект постановления (распоряжения), визируют его и отпечатанный на бланке проект, с внесенными в ходе согласования исправлениями и дополнениями, передают в двух экземплярах в управление делами на подписание Главе администрации. Одновременно передаются магнитные носители (дискеты) с текстом акта. Нормативный акт и приложения к нему на магнитном носителе оформляются одним файлом. Ответственность за соответствие текста, записанного на дискете, подписанному документу, несет руководитель структурного подразделения, готовившего документ. 6.10. Подписанные постановления (распоряжения) регистрируются в управлении делами и в течение 3-х рабочих дней рассылаются согласно списка рассылки, предоставленного должностным лицом, ответственным за подготовку документа. 6.11. Подлинники постановлений (распоряжений) администрации хранятся в управлении делами администрации в течение 3 лет. По истечении 3 - летнего срока указанные документы сдаются в архивный отдел администрации на постоянное хранение. 6.12. Постановления суженных заседаний регистрируются и хранятся в режимно - секретном органе в отдельном виде. 7. Подготовка и подписание договоров и соглашений 7.1. Администрация Кольского района заключает договора (соглашения) по хозяйственной деятельности, кредитованию и другие виды договоров (соглашений) с юридическими и физическими лицами, связанных с деятельностью администрации. 7.2. Проекты договоров (соглашений), заключаемые с администрацией района, передаются в управление делами и проходят процедуру согласования в следующей последовательности: - руководитель структурного подразделения, ответственного за подготовку проекта; - юрист администрации; - заместитель главы администрации - куратор; - заместители главы администрации; - управляющий делами; - отдел бухгалтерского учета и отчетности; - финансовый отдела; - отдел развития сферы услуг, ценообразования и защиты прав потребителей (для проверки расчЕтов лимитов и др.); - руководители других заинтересованных подразделений. 7.3. Проект договора (соглашения) передается должностному лицу для согласования под роспись в журнале "Контроля сроков согласования договоров (соглашений)" с обязательной отметкой даты и времени передачи. 7.4. Проект договора (соглашения), переданного должностному лицу для согласования, рассматривается им в течение рабочего дня. В случаях, требующих проведения экспертизы, не более трех рабочих дней. При необходимости срочного согласования, проект рассматривается в срок не более трех часов. В листке согласования должностное лицо ставит свою подпись с обязательным указанием даты согласования. 7.5. Контроль за соблюдением сроков согласования проектов договоров (соглашений) осуществляется управлением делами администрации. 7.6. При наличии разногласий, юридической службой администрации составляется протокол разногласий, подписываемый Главой администрации. 7.7. Договора (соглашения), от имени администрации Кольского района подписываются Главой администрации, либо лицом, его замещающим. 7.8. После прохождения процедуры согласования и подписания договора (соглашения) передаются на регистрацию и отправку в управление делами. Договора (соглашения), заключенные администрацией Кольского района, хранятся в управлении делами. 7.9. Договора (соглашения), заключенные руководителями структурных подразделений администрации по вопросам ведения, регистрируются и хранятся в подразделениях. 8. Ведение эталонной базы данных правовых актов 8.1. Эталонная база данных (далее база данных) является информационным ресурсом муниципального образования Кольский район, оперативное управление которым осуществляется управлением делами администрации. База данных содержит реестр и электронные образцы текстов правовых актов, принимаемых в муниципальном образовании Кольский район. 8.2. В базе данных могут содержаться правовые документы со следующими статусами: - "ДСП" - для служебного пользования; - "Не для печати"; - "Нормативный", - "Общего пользования". Если статус документа не определен, то считается, что документ имеет статус "Общего пользования". 8.3. В базу данных подлежат включению следующие правовые акты: - правовые акты Совета депутатов муниципального образования Кольский район; - постановления (распоряжения) администрации муниципального образования Кольский район. 8.4. Правовые акты регистрируются и хранятся в управлении делами. Инициаторы принятия правового акта передают в управление делами электронную и бумажную копии документа. 9. Рассмотрение писем и заявлений, организация приема граждан по личным вопросам 9.1. Работу по рассмотрению устных и письменных обращений граждан организует управление делами администрации. Поступившие письма граждан и ответы о результатах их рассмотрения регистрируются в управлении делами администрации. Письменное обращение подлежит обязательной регистрации в течение трех дней с момента поступления. Если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. 9.2. В день регистрации корреспонденция докладывается Главе администрации, а затем, согласно резолюции, направляется исполнителям. Письменное обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию администрации, направляется в течение семи дней со дня регистрации в другой орган местного самоуправления или организацию для решения поставленных в обращении вопросов. О направлении обращения на рассмотрение в другой орган местного самоуправления или организацию в соответствии с их компетенцией сообщается автору обращения. Не допускается направление писем и жалоб на рассмотрение должностным лицам, действия которых в них обжалуются. 9.3. Обращения граждан рассматриваются в течение 30 дней со дня регистрации. При необходимости изучения дополнительных материалов, срок рассмотрения обращений может быть продлен Главой администрации на срок не более чем на 30 дней. В этом случае заявитель письменно уведомляется о продлении срока рассмотрения документа. Если обращение поступило из органов государственной власти или прокуратуры, то срок его исполнения может быть продлен с согласия этих органов. 9.4. На каждое обращение заявителю дается письменный ответ, подписанный Главой администрации. Повторные обращения, на которые ранее давались аргументированные ответы, с разрешения Главы администрации, заместителей главы администрации или управляющего делами администрации, могут в дальнейшем не рассматриваться, о чем сообщается заявителю. 9.5. Ответы на обращения регистрируются в управлении делами администрации. В ответе должны содержаться исчерпывающие разъяснения на все поставленные в обращении вопросы. Ответ визируется исполнителем и подписывается Главой администрации или лицом его замещающим. 9.6. Прием граждан Главой администрации проводится каждый второй понедельник месяца. В случае совпадения дня приема с праздничными днями, прием по личным вопросам переносится на второй понедельник следующего месяца. Предварительная беседа с гражданами, запись на прием к Главе администрации, организация приема возлагается на управление делами администрации. 9.7. За день до начала приема материалы по приему граждан передаются Главе администрации для ознакомления и выработки решения по затрагиваемому вопросу. 9.8. Контроль за сроками исполнения принятых на приеме решений осуществляется управлением делами администрации. 9.9. О приеме граждан заполняется карточка, которая передается в управление делами администрации. Если посетитель оставил письмо, оно передается в управление делами, регистрируется и рассматривается в обычном порядке. 9.10. Управление делами обеспечивает контроль за своевременным и качественным рассмотрением устных и письменных обращений граждан. Еженедельно готовит информацию о случаях нарушения сроков их рассмотрения. 10. Порядок организации контроля исполнения служебных документов 10.1. Контролю подлежат все служебные документы и правовые акты, имеющие конкретные поручения и сроки исполнения. Контроль исполнения включает постановку документа на контроль, проверку хода исполнения, снятие исполненных документов с контроля. Контроль их исполнения осуществляют управляющий делами, заместители главы администрации с учетом распределения между ними должностных обязанностей и резолюции Главы администрации. Организационно-техническую работу по контролю и проверке исполнения вышеперечисленных документов ведет управление делами администрации. 10.2. Ответственность за своевременное и качественное исполнение документов и поручений, взятых на контроль, возлагается на руководителей структурных подразделений администрации и непосредственных исполнителей. Руководители структурных подразделений должны обеспечивать оперативное рассмотрение документов, вести контроль качественного их исполнения. 10.3. Документы исполняются в сроки, указанные в резолюции, но не более одного месяца, срок исполнения исчисляется со дня регистрации. Документы с пометкой "Срочно" исполняются в течение трех рабочих дней. Если возникает необходимость продления срока, исполнитель представляет на имя должностного лица, давшего поручение, письменную мотивированную просьбу о продлении срока исполнения, но не позднее, чем за три дня до его истечения. 10.4. По каждому поручению представляется информация об исполнении, в которой должны быть отражены конкретные результаты работ по исполнению, вносится предложение о снятии с контроля исполненных поручений. Могут также вноситься другие предложения и замечания. 10.5. Контроль выполнения документов осуществляется путем проверки на местах, рассмотрения их на совещаниях у Главы администрации, заместителей главы администрации, управляющего делами. 10.6. Если поручения по документам адресованы одновременно нескольким должностным лицам, ответственность за своевременную подготовку и предоставление информации об исполнении несет должностное лицо, указанное первым. 10.7. Документ снимается с контроля и отправляется в дело Главой администрации. 10.8. Управление делами администрации еженедельно готовит информацию Главе администрации о случаях нарушения сроков исполнения документов. 11. Работа с кадрами 11.1. Заместители главы администрации, управляющий делами назначаются на должность и освобождаются от должности только Главой администрации. 11.2. Руководители структурных подразделений администрации назначаются на должность и освобождаются от должности Главой администрации по представлению заместителей главы администрации и управляющего делами, курирующими структурное подразделение. 11.3. Заместители руководителей структурных подразделений администрации назначаются на должность и освобождаются от должности Главой администрации по представлению руководителя структурного подразделения с обязательным согласованием кандидатур с управляющим делами, заместителями главы администрации, курирующими структурное подразделение. 11.4. Консультанты, заведующие секторами, главные специалисты, ведущие специалисты, специалисты администрации назначаются на должности Главой администрации по представлению руководителя структурного подразделения с обязательным согласованием с управляющим делами и заместителями главы администрации, курирующими данное структурное подразделение, на предмет соответствия кандидатур квалификационным требованиям по образованию и стажу работы, предъявляемым к соответствующей должности. Прием на работу в структурные подразделения администрации, как правило, осуществляется с испытательным сроком в соответствии с законодательством о труде. Назначение на должность и освобождение от должности оформляется распоряжением по кадрам. 12. Награждение Почетной грамотой Главы администрации муниципального образования Кольский район 12.1. Почетная грамота Главы администрации муниципального образования Кольский район (далее Почетная грамота) является поощрением за высокие достижения в решении задач социально-экономического развития района, успешную деятельность в органах местного самоуправления района, осуществление мер по обеспечению законности, прав и свобод граждан, а также в честь юбилейных торжеств. 12.2. Почетной грамотой награждаются граждане, заслужившие известность благодаря существенному вкладу в развитие муниципального образования Кольский район. Награждение производится постановлением администрации муниципального образования. Учет и регистрация награждения осуществляется управлением делами администрации. 12.3. Ходатайство о награждении Почетной грамотой возбуждаются в коллективах предприятий, организаций и учреждений или структурных подразделениях администрации. Руководители предприятий, организаций и учреждений, руководители структурных подразделений администрации муниципального образования Кольский район после согласования с управляющим делами, заместителями главы администрации, курирующими соответствующие направления деятельности направляют ходатайство о награждении в управление делами. Согласование должно быть документально оформлено до внесения ходатайства о награждении. 12.4. Материалы по награждению представляются не позднее, чем за 10 дней до вручения. Материалы, представленные с нарушением указанного срока, рассмотрению не подлежат. 12.5. Лица, награжденные Почетной грамотой, могут вновь представляться к награждению не ранее чем через 2 года после предыдущего награждения. 12.6. Вручение Почетной грамоты производится Главой администрации муниципального образования, либо по его поручению иными лицами. 13. Об объявлении Благодарности и вручении благодарственного письма Главы администрации муниципального образования Кольский район 13.1. Благодарность и благодарственное письмо Главы администрации является формой поощрения за существенный вклад социально- экономическое развитие района, значительные заслуги в производственной, общественной и иных сферах деятельности, местном самоуправлении, осуществлении мер по обеспечению законности, прав и свобод граждан, а также в связи со значительными (юбилейными датами). 13.2. Благодарность и благодарственное письмо вручаются гражданам, трудовым коллективам, предприятиям и организациям всех форм собственности, учебным заведениям и воинским коллективам. 13.3. Объявление Благодарности и вручение благодарственного письма осуществляется изданием постановления администрации. 13.4. Ходатайство об объявлении благодарности и благодарственном письме возбуждается в коллективах предприятий, организаций и учреждений или структурных подразделениях администрации. 13.5. Материалы представляются в управление делами администрации не позднее, чем за 10 дней до награждения. 14. О награждении Почетным знаком "За заслуги перед Кольским районом" 14.1. Почетный знак "За заслуги перед Кольским районом" является знаком особого отличия и формой поощрения, выражением признательности, уважения, благодарности к лицам, проживающим на территории района не менее 5 лет и оказавшим значительное влияние на развитие и процветание Кольского района, благополучие его жителей. 14.2. Ходатайства о награждении почетным знаком возбуждаются в коллективах предприятий, организаций, учреждений, независимо от форм собственности, расположенных на территории Кольского района, органами местного самоуправления муниципальных образований Кольского района. 14.3. Награждение почетным знаком осуществляется изданием постановления администрацией района на основании заключения Комиссии по присуждению наград. 15. Организация международных внешнеэкономических связей 15.1. Международные и внешнеэкономические связи администрация Кольского района осуществляет в соответствии с Федеральным Законом "О координации международных и внешнеэкономических связей субъектов Российской Федерации" и принятыми на основании данного закона иными федеральными нормативными правовыми актами, нормативными правовыми актами Губернатора и Правительства области, нормативными правовыми актами администрации Кольского района. 15.2. Основанием для организации международных и внешнеэкономических связей являются постановления (распоряжения) администрации района, договоры (заявления, протоколы, планы, соглашения) о сотрудничестве, подписанные Главой администрации. 15.3. Прием иностранных делегаций осуществляется на основании распоряжения администрации Кольского района. 15.4. Решение о приглашении представителей иностранной делегации принимается Главой администрации по представлению заинтересованного структурного подразделения. 15.5. Ответственность за подготовку программы пребывания иностранной делегации, организацию питания и проживания, обеспечение автотранспортом, подготовку помещения для переговоров, приобретение проездных документов и сувениров возлагается на специалиста по зарубежным связям и заинтересованное структурное подразделение. 16. О гербовой печати 16.1. Гербовой печатью заверяются подписи Главы администрации, заместителей главы администрации, управляющего делами, согласно перечню документов, подлежащих утверждению (приложение 4). 16.2. Ответственность за хранение, учет, законность пользования гербовой печатью администрации возлагается на управляющего делами. 16.3. Гербовая печать проставляется таким образом, чтобы оттиск затрагивал наименование должности и подлинную подпись лица, подписавшего документ. 17. Заверение копий документов 17.1. Заверение копии документа производится для придания ей юридической силы. 17.2. Копия документа воспроизводится средствами оперативной полиграфии и заверяется главным специалистом управления делами администрации. Реквизит содержит: - заверительную надпись "Верно"; - должность лица, заверившего копию; - подпись; - расшифровку подписи; - дату заверения; - печать "Управления делами". Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ. 18. Организация пропускного режима в рабочее время, выходные и праздничные дни 18.1. Пропуск сотрудников в помещение администрации в выходные и праздничные дни осуществляется по предварительной заявке и с разрешения управляющего делами. 18.2. При проведении совещаний, заседаний Совета депутатов, работа с делегациями, работником, отвечающим за данное мероприятие, составляется список участников, который заверяется управляющим делами и передается начальнику отдела хозяйственного обеспечения. 18.3. Пропуск в здание рабочих, производящих ремонтные и другие хозяйственные работы, осуществляется в соответствии с заявкой начальника отдела хозяйственного обеспечения. 18.4. Вынос имущества из здания администрации производится по документу установленного образца за подписью управляющего делами. Приложение N 1 к Регламенту Перечень документов, не подлежащих регистрации 1. Сводки, информации, присланные для сведения. 2. Учебные программы, планы. 3. Рекламные извещения. 4. Программы совещаний, конференций. 5. Поздравительные письма, пригласительные билеты. 6. Бухгалтерские документы. 7. Печатные издания. 8. Планы работ. 9. Месячные, квартальные, полугодовые отчеты. ____________ Приложение N 2 к Регламенту Индексы структурных подразделений администрации муниципального образования Кольский район Мурманской области 1. Руководство администрации 2. Управление делами 3. Сектор муниципальной службы и кадров 4. Сектор по юридической работе 5. Отдел безопасности 6. Отдел ЗАГС 7. Архивный отдел 8. Отдел финансового мониторинга 9. Финансовый отдел 10. Отдел бухгалтерского учета и отчетности 11. Отдел экономического развития 12. Отдел развития сферы услуг, ценообразования и защиты прав потребителей 13. Отдел по расчету субсидий 14. Отдел образования 15. Отдел коммунального хозяйства, строительства и транспорта 16. Отдел культуры 17. Отдел хозяйственного обеспечения 18. Отдел муниципальной собственности и земельных отношений 19. Специалист по зарубежным связям 20. Аппарат комиссии по делам несовершеннолетних и защите их прав ____________ Приложение N 3 к Регламенту Единый подход к оформлению создаваемых документов администрации муниципального образования Кольский район Мурманской области 1. При оформлении организационно-распорядительных документов администрации для обеспечения их юридической силы используется обязательный состав реквизитов: - Герб муниципального образования Кольский район Мурманской области; - наименование автора документа (администрация муниципального образования Кольский район Мурманской области); - наименование вида документа (не указывается в письмах); - дата документа; - регистрационный номер документа; - заголовок к тексту; - текст; - подпись; - фамилия исполнителя и номер его телефона. В процессе подготовки и оформления документов состав реквизитов может быть дополнен. Дополнительными реквизитами документов в администрации являются: - адресат; - гриф утверждения документа; - отметка о наличии приложения; - гриф о согласовании документа; - оттиск печати; - отметка о заверении копии; - отметка об исполнении документа и направлении его в дело; - отметка о поступлении документа в организацию. 2. Постановления и распоряжения администрации муниципального образования Кольский район Мурманской области печатаются на бланке установленной формы и имеют следующие реквизиты (образец бланка прилагается): - Герб муниципального образования Кольский район Мурманской области; - наименование исполнительного органа власти, - наименование вида акта, - дата и номер, - заголовок, - текст, - подпись. 2.1. Герб муниципального образования воспроизводится в многоцветном варианте. 2.2. Наименование исполнительного органа власти печатается строчными буквами, жирным шрифтом размером N 18, по центру. 2.3. Наименование вида акта: печатается в разрядку строчными буквами, жирным шрифтом размером N 20, по центру. 2.4. Дата и номер: проставляются после подписания документа. 2.5. Заголовок к тексту постановления или распоряжения, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал, строчными буквами, выделяется жирным шрифтом и выравнивается по центру. 2.6. Текст нормативных актов администрации печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Отступ первой строки абзаца - 1,25см от левой границы поля. Преамбула в нормативных актах завершается словом: "п о с т а н о в л я ю", печатается курсивом, в разрядку, жирным шрифтом. Допускается печатать прописными буквами и выделять шрифтом другой насыщенности фамилии, имени и отчества при подготовке проектов постановлений по вопросам награждения и объявлении благодарности (в других случаях не рекомендуется). 2.7. Подпись: печатается в 3 строки через 1 межстрочный интервал. Реквизиты нормативного акта: наименование исполнительного органа власти, наименование вида акта, дата и номер, заголовок - печатаются через 1 межстрочный интервал; заголовок и текст нормативного акта - печатаются через 2 межстрочных интервала; текст и подпись - печатаются через 3 межстрочных интервала. Тексты приложений к постановлениям и распоряжениям оформляются на отдельных листах бумаги. Текст приложения к документу может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. В боковике таблицы текст каждой позиции должен начинаться с прописной буквы. Знаки препинания ставятся только внутри текста. В прографке текст следует писать со строчной буквы, за исключением имен собственных. Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице. Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа. Тексты приложений с утверждением состава рабочих комиссий, групп, оргкомитетов печатаются двумя столбцами и оформляются в табличной форме. В левом столбце в две строки указывается фамилия, имя, отчество, в правом – занимаемая должность. В скобках указывается обязанность в составе комиссии (председатель, секретарь и т.д.), для специалистов иных организаций - согласование. Например: Приложение N 1 к постановлению администрации муниципального образования Кольский район Мурманской области от___________ N_____ СОСТАВ комиссии по учету поголовья домашних северных оленей Председатель Истратов - заместитель Главы администрации Александр Викторович муниципального образования Кольский район Мурманской области Члены комиссии: Тютин - начальник отдела экономического Николай Егорович развития администрации муниципального образования Кольский район Мурманской области 3. Письма, направляемые от имени администрации Кольского района имеют следующие реквизиты (образец прилагается): - Герб муниципального образования Кольский район Мурманской области; - наименование организации - автора документа; - справочные данные об организации; - дата документа; - регистрационный номер документа; - ссылка на регистрационный номер и дату документа; - адресат; - заголовок к тексту; - текст; - подпись; - фамилия исполнителя и номер его телефона. 3.1. Воспроизведение Герба муниципального образования допускается в многоцветном и одноцветном варианте; 3.2 Наименование органа местного самоуправления должно полностью соответствовать наименованию, указанному в положении о нем с его подчиненностью; 3.3. Справочные данные включающие в себя почтовый адрес, номер телефона, номер факса, адрес электронной почты оформляются через 2 межстрочных интервала ниже наименования органа местного самоуправления; 3.4. Дата отправляемого документа оформляется от левой границы текстового поля через 2 межстрочных интервала ниже справочных данных об организации; 3.5. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера документа, индекса дела по номенклатуре и индекса структурного подразделения. Реквизит оформляется на той же строке, что и дата документа. 3.6. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Оформляется на бланке ниже собственных номера и даты. При получении ответного документа работник управления делами должен представить его руководству вместе с подлинником инициативного документа. 3.7. Адресат. Реквизит проставляется на исходящих документах и состоит из: - наименования организации (в именительном падеже); - наименование структурного подразделения (в именительном падеже); - указания должности получателя (в дательном падеже); - инициалов и фамилии (в дательном падеже, инициалы указываются перед фамилией); - почтового адреса в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи. Каждая из указанных составных частей адресата оформляется с новой строки. Знаки препинания не ставятся. Документ может быть адресован в организацию или ее структурное подразделение с указанием или без указания должностного лица. Должность получателя и его фамилия указываются только в том случае, если известно, кто конкретно занимается данным вопросом, например: Департамент финансов Мурманской области или Прокуратура Мурманской области старшему помощнику прокурора советнику юстиции Н.С. Иванову - при адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, например: Генеральному директору ЗАО "Севрыбфлот" Н.О. Фадееву - при адресовании документа в несколько однородных организаций, их наименования указываются обобщенно, например: Главам муниципальных образований городских и сельских поселений Кольского района Адрес не проставляется на документах, направляемых в вышестоящие органы и постоянным корреспондентам. Полный почтовый адрес указывается при направлении документа разовым корреспондентам, например: ГТРК "Мурман" Студия радио пер. Русанова,7, г. Мурманск, 183767 При адресовании документа физическим лицам, в ответах на жалобы и заявления граждан, сначала указываются инициалы и фамилия получателя, затем почтовый адрес, например: Т.Л. Ефремовой ул. Строительная, д.5, кв.10 н.п. Зверосовхоз, Кольский р-н Мурманская обл., 184367 Документ не должен содержать более четырех адресатов. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки и на каждом документе указывается только один адресат. 4. Документы, создаваемые в администрации муниципального образования Кольский район Мурманской области печатаются с использованием текстового редактора Word for Windows версии от 6.0 и выше шрифтом Times New Roman размером N 14 (в исключительных случаях допускается уменьшать до N 12). Каждый лист документа должен иметь поля (см): - левое - 2,75 - правое - 1,25 - верхнее - 2,5 - нижнее - 2,0. При оформлении текста на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа, арабскими цифрами, на расстоянии не менее 15 мм от верхнего края листа без точки, размером шрифта не менее N 6. Первая страница документа или приложения не нумеруется. ____________ Приложение N 4 к Регламенту Перечень документов, заверяемых гербовой печатью Акты приема выполненных работ, законченных строительством объектов, оборудования; проверок и ревизий; приема – передачи дел и др. Доверенности на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в судебных органах и т.д. Договоры, соглашения, заключаемые администрацией о материальной ответственности, поставках, подрядах, аренде помещений, о производстве работ и т.д. Представления о награждении орденами и медалями РФ, ведомственными наградами. Письма гарантийные на выполнение работ и услуг и т.д. Поручения бюджетные, банковские, пенсионные, платежные. Реестры чеков, бюджетных поручений. Справки лимитные, о выплате страховых сумм и т.д. Уставы предприятий, учреждений ____________ Приложение к единому подходу к оформлению создаваемых документов ГЕРБ Администрация муниципального образования Кольский район Мурманской области П О С Т А Н О В Л Е Н И Е от ___________ г.Кола N ______ ГЕРБ Администрация муниципального образования Кольский район Мурманской области Р А С П О Р Я Ж Е Н И Е от _____________ г.Кола N ________ ГЕРБ АДМИНИСТРАЦИЯ Председателю комитета МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ по делам ветеранов КОЛЬСКИЙ РАЙОН и пожилого человека Мурманской области Мурманской областной Дума пр. Советский, 50 г.Кола, 184381 тел.33-347 факс: 33-347 Зажигиной Л.И. E-mail: mo_kr@mail.ru от _____________ N ______ на N ________ от ___________